هل إدارة السجلات المادية مهمة? هل اختفت الوثائق الورقية? هل لا تزال الشركة بحاجة إلى إدارة المستندات الورقية?
على الرغم من أن الاتجاه من الورق أصبح أكثر وأكثر وضوحا. الورق أيضا يقدم العديد من المزايا, مثل حماية البيئة وسهولة البحث عن المعلومات.
ومع ذلك, سواء في مكتب أو مكتب منزلي, الورق لا يزال جزءا هاما من عملنا وحياتنا.
ما زلنا نستخدم العديد من الوثائق الورقية لإدارة السجلات المادية في عملنا على نطاق واسع. ولماذا هذا?
ومن الواضح أن, يمكن للقراصنة تحميل مليارات الملفات في بضع دقائق. لكنها سوف #8217;t الحصول على المستندات الورقية الخاصة بك بسهولة.
حتى, هل هذا يعني أن الوثائق الورقية هي أفضل?
على الأقل للاستخدامات التالية, الجواب هو نعم.
الوثائق القانونية والمالية
إدارات الخدمات القانونية والمالية دائما تريد الاحتفاظ بالمستندات الأصلية لتوقيع الحبر لإدارة السجلات الفعلية. عادة ما يتم إرفاق صفحات التوقيع هذه بعدد كبير من الصفحات المصاحبة. هذا وسوف يستغرق بسرعة الكثير من المساحة لحفظ هذه الملفات, لكن الأمر يستحق العناء.
احتفظ بتوقيعات الحبر هذه والمستندات الورقية المختومة للتحقق في المستقبل وتجنب النزاعات.
ملاحظات شخصية
يعتمد العديد من المديرين التنفيذيين والموظفين على دفاتر الملاحظات والمفكرة. فهي محمولة, سهلة الاستخدام, ولا تحتاج بطاريات. بعض الأشخاص يدخلون المعلومات إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية الخاصة بهم في وقت لاحق. لكن آخرين يتركونهم في الحبر على الصفحة للأبد. وفي هذه الحالة, يجب عليك دائما الاحتفاظ بهذه الملاحظات لاستخدامها لاحقا. جيري سينفيلد, أغنى ممثل في العالم, احتفظ بكل ورقة كتب النكات عليها.
هام: الورق هو وسيلة قيمة لتدوين الملاحظات الشخصية, يرجى الاحتفاظ بها!
وثائق عملية التوظيف
ستقوم العديد من المنظمات بطباعة سيرة مقدم الطلب الذاتية و نسخة من السيرة الذاتية للجنة التوظيف لتدوين الملاحظات. قد يتم دمج هذه الملاحظات لاحقا في جدول بيانات ضخم للموارد البشرية لالتقاط الأسباب الأساسية. لماذا تم اختيار مقدم الطلب X أو لم يتم اختياره أثناء عملية الترشيح.
تخمين ما? وينبغي الاحتفاظ بهذه المعلومات في حالة ما إذا قرر مقدم الطلب تقديم شكوى لأنه لم يتم اختياره. وينطبق هذا أيضا على الملاحظات التي تم تدوينها أثناء مقابلة المرشح الفعلية. فشل المقابلة صعب بما فيه الكفاية للشخص المطرود. إذا حاول الشخص الذي أجرى المقابلة إعطاء إجابة عن طريق الكتابة على الكمبيوتر المحمول, هو أكثر من اللازم.
افعل لهم معروفا. استخدام الورق.
احتفظ بكل شيء في حال تم مقاضاتك!
جلسة العصف الذهني
ماذا عن تلك الماراثونات العصف الذهني الكبيرة التي رمي أفكار جديدة مثل قصاصات الورق في حفل زفاف? عادة ما يتم إجراء هذه الاجتماعات freewheeling أفضل مع القلم والورق.
إذا كان فريقك يحب استخدام السبورة البيضاء, يرجى التقاط صورة قبل محو السبورة البيضاء. العثور على شخص لكتابة تلك المفاهيم بملايين الدولارات التي كتبت على عجل على علامة. إذا كان من الضروري طباعتها لتوزيعها لاحقا على الفريق, ثم نفعل ذلك!
النقطة الرئيسية: الورق هو أسرع وأنسب طريقة لالتقاط الأفكار الرائعة.
تقويم
يستخدم العديد من الموظفين التقويمات عبر الإنترنت أو تطبيقات الهواتف الذكية لتتبع المواعيد. ولكن العديد من الموظفين استخدام تقويمات الكتب المحمولة لتتبع الوقت بشكل أفضل. أو احتفظ بجدول زمني ضخم للجدار لإدارة الوقت وجها لوجه.
المشكلة هي, هذه كلها سجلات قد ترغب في الاحتفاظ بها. سيقوم العديد من الأشخاص بمراجعة تقويماتهم للاطلاع على تواريخ الاجتماعات أو المواعيد. مع مرور الوقت, حتى تلك التقاويم الكبيرة سيتم طيها وأرشفتها.
هام: يرجى الاحتفاظ بالملاحظات والتواريخ الهامة.
سياسات وتوجيهات الموظفين
عند القراءة, 79% من الناس يميلون إلى مسح النص على الشاشة بدلا من قراءته في الواقع. إذا كان يجب أن يقرأوا على الإطلاق, تظهر الأبحاث أن سرعة القراءة هي 25% أبطأ.
وهذا يشير إلى أن أنواع مستندات إدارة السجلات الفعلية مثل نهج الموظفين, المبادئ التوجيهيه, وينبغي أن تكون المواد التدريبية متاحة للقراءة دون اتصال. قد يفتقد الموظفون الذين يحتاجون إلى الجلوس وفهم الفروق الدقيقة أو التفاصيل حقا عند تصفح الويب. ولكن منحهم الموثق مع صفحة مميزة, وسوف يقرأونه بشكل أكثر شمولا. خاصة إذا كان بإمكانهم أخذها من مكاتبهم ويمكن أن يكونوا وحدهم في غرفة مع كيس من الوجبات الخفيفة التدخل في قراءة الكلمات.
النقطة الرئيسية: الناس أكثر استعدادا لقراءة الورق من شاشات الكريستال السائل.
مشروع العقد
سواء كانت شركتك في مرحلة صياغة بعض العقود الجديدة أو مرحلة صياغة بعض الشروط والأحكام القانونية المطولة. فإنه يدفع لتوفير نسخة مطبوعة لجميع المحررين والمراجعين. بعد كل ذلك, القواعد مهمة. العقد هو اتفاق ملزم قانونا.
من الجيد مشاركة مستند للتعليقات من قبل العديد من المستخدمين. لا يمكن لأحد الاعتراض على مزايا مستندات Google بالتعاون ومزايا Grammar في تحسينات الكتابة المقترحة. ولكن معظم المحررين ذوي الخبرة سوف اقول لكم انه عند قراءة الملفات الرقمية. سوف تفوت بعض الأشياء التي لن تفوت على الوثائق الورقية.
ويرجع جزء من السبب إلى تعب العين أثناء القراءة أثناء التحديق في مستطيل ضوء أبيض ضخم. بغض النظر عن السبب, يمكنك تجاهل نقطة رئيسية.
هام: إذا كنت لا تريد أن تفوت أي شيء, يرجى طباعته وقراءته.
إدارة المستندات الورقية
مع مرور الوقت, إدارة الملفات والمستندات (ورقي أو إلكتروني) أصبحت مرهقة للشركات. وهو منتج المادية التي تأخذ مساحة (سواء كان ذلك في #8217;s قيمة مساحة المكتب أو على ملقم).
كلنا نعلم أن السجلات الإلكترونية ضرورية. ومع ذلك, ورقة لا تزال مهمة كما كان من أي وقت مضى ، وأنها لن تختفي في أي وقت قريب.
كل خرق للبيانات رفيعة المستوى يؤدي إلى أخبار سلبية. مثل تسرب الأخيرة من أكثر من 140 مليون سجل عملاء منتجعات MGM. والعديد من الشركات تريد أن تعرف…
للعديد من الشركات, الاحتفاظ بعدد كبير من الوثائق الورقية لا يزال ضروريا. مواجهة إدارة عدد كبير من الوثائق الورقية, إدارة الآلي وفعالة يمكن أن توفر موارد الشركة إلى حد كبير.
طريقتنا المثالية هي ما إذا كان يمكننا العثور بسرعة على موقع الوثائق الورقية من خلال الإدارة الإلكترونية. وتقديمها في شكل مرئي. حتى نتمكن من أخذ الملفات الورقية وإعادتها بسرعة.
هل هناك حل كهذا؟?
الجواب هو نعم. من خلال نظام إدارة الأرشيف لدينا, لا يمكنك فقط إدخال معلومات الأرشيف بسهولة. وضع علامة على الأرشيفات التي يمكن إتلافها بسبب انتهاء صلاحيتها وتذكيرها. يمكنك أيضا العثور بسرعة على المحفوظات التي تحتاج إليها من خلال علامات ضوء LED.
