كلية الطب بجامعة هارفارد (سفينتي) وذكرت أنه منذ إطلاق حل RFID لإدارة 4,300 الأصول, تم تخفيض وقت جرد أصول الكلية من قبل 75%, وفي الوقت نفسه، فإنها تتمتع برؤية أكبر في موقع الأصول ذات القيمة العالية وتضمن إمكانية العثور عليها بسهولة أثناء عمليات التدقيق الحكومية.
يتكون حل RFID من مكونات بما في ذلك علامات RFID UHF السلبية الملصقة على الأصول, قارئات محمولة باليد, وتطبيقات الويب المشعة لتخزين البيانات وإدارتها. سيتم تحميل معلومات إدارة الأصول المستندة إلى RFID إلى أصول Oracle الثابتة (OFA) نظام كلية الطب بجامعة هارفارد.
كلية الطب بجامعة هارفارد لديها ما يقرب من 4,300 الأصول ذات القيمة العالية في 15,000 الأصول الثابتة, بما في ذلك الخوادم, حاضنات, المجمدات الطبية, اجهزه الطرد المركزي, مجاهر لأبحاث الحمض النووي, ودورات الحرارية. جيف ديشياتشيو, مدير المشتريات الاستراتيجية للكلية, عرض النشر الناجح.
كلية الطب بجامعة هارفارد
وقد تم شراء ما يقرب من نصف هذه الأصول بأموال خارجية, بما في ذلك المنح والعقود الممولة من الحكومة, والمدرسة مسؤولة عن ضمان أن هذه الأصول مضمونة. لضمان ذلك, كلية الطب بجامعة هارفارد تقدم تقرير تدقيق إلى برايس ووترهاوس مرة واحدة في السنة وتجري جردا داخليا للأصول. وقال دي كياجيو: “يجب أن نهتم جيدا بالأصول التي نستخدمها ونشتريها للبحث.”
قبل نشر RFID, استخدمت كلية الطب بجامعة هارفارد العمل اليدوي لإجراء جرد الأصول. وعادة ما, يتم إدخال كل أصل في منصة أوراكل الأصول Workbench وتعيين تسمية رمز شريطي المطبوعة. يرافقه المحللون الماليون للأصول الثابتة ودي كياجيو, مدراء عمليات البحث (مدمج) حمل جدول بيانات Microsoft Excel ومشى عبر كل قسم أو مختبر للعثور على الأصول. لكل قسم أو مختبر رقم تسلسلي فريد.
نظرا ه, يستخدمون عيونهم لتأكيد البيانات, مقارنتها بالمعلومات الموجودة في غرفة معينة على جدول البيانات, وكتابة الملاحظات أو تسجيل الاختلافات.
إذا واجهت أي علامات الأصول غير المدرجة في جدول البيانات, يجب أن يبحثوا عنه في نظام OFA على الكمبيوتر لتحديد القسم الذي تنتمي إليه هذه الأصول. ثم أدخل نتيجة مخزون الأصول يدويا ثم قم بتحميلها إلى OFA. هذه ليست فقط عملية تستغرق وقتا طويلا, ولكنه قد يسبب أيضا ضررا لتلك الأصول ذات القيمة العالية. على سبيل المثال, قسم البيولوجيا العصبية في كلية الطب بجامعة هارفارد المدرجة أكثر من 800 الأصول في جدول بيانات مكون من 16 صفحة.
دي كياجيو سيعقد اجتماعات الأصول مع مديري الأصول في الإدارات, مرافقة فريق أبحاث الأصول من خلال المختبر ومساعدتهم في جرد الأصول. تستغرق هذه العملية ساعتين في المتوسط للعثور على 50 الأصول. وقال دي كياجيو: “هذه العمليات اليدوية غير فعالة وغير مستدامة لأن أصول المدرسة تزيد بنحو 1,000 البنود كل عام. في ضوء هذا, علينا أن نتخذ إجراءات لإيجاد بدائل.”
ولذلك, أجرت كلية الطب بجامعة هارفارد مناقصة لمدة شهرين للحصول على حلول الأتمتة في صيف 2017, ثم قام بتقييم العطاءات وأجرى مناقصة ثانية قبل منح العقد. بعد اختيار حل Radiant’s, بدأت الكلية التجارب الميدانية في اثنين من الكليات التي شاركت طوعا في الاختبار: بيولوجيا الخلية ومشروع هارفارد للعلوم العلاجية. تتغلب كلية الطب على تحديات القراءة المتقاطعة في تركيب القراء لضمان عدم التقاطهم من قبل الغرف المجاورة.
تم إطلاق هذا الحل في وقت لاحق في يوليو 2018, وبعد ذلك استغرق كلية الطب بجامعة هارفارد 18 أشهر لإعادة تسمية الأصول الموجودة والأصول المستلمة حديثا بعلامات RFID. سيتم إقران هذه العلامات المطلوبة مسبقا بأصول محددة, وسيتم ربط كل علامة وأصولها ذات الصلة أيضا إلى غرفة محددة. هذا تعقب الأصول الظاهرية المستندة إلى السحابة (ضريبه القيمه المضافه) الحل يأتي مع تطبيق المحمول.
عندما يبدأ الموظفون العد, وسوف تستخدم VAT2Go تعمل على اي فون, دخول المبنى والغرفة التي يدخلونها, مسح الباركود وقراءة علامة RFID. بعد قراءة العلامات, يمكنهم عرض النتائج في التطبيق للتأكد من أن جميع الأصول في المواقع الصحيحة, فضلا عن الأصول المفقودة وإضافية في الغرفة. تتم مزامنة هذه النتائج مع تطبيق VAT2Go عبر الإنترنت, ويمكن للمستخدمين تحميلها وتوليد التقارير وتحميلها على OFA (OFA لا يزال نظام سجل الأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد).
وقال دي كياجيو: “هذا التطبيق على شبكة الإنترنت يسمح لنا لإجراء تغييرات فردية أو واسعة النطاق عن طريق تحميل أو يدويا, مثل إعادة تخصيص الأصول إلى موقع آخر.” يمكن لكلية الطب بجامعة هارفارد أيضا استخدام حلول RFID لإلغاء بعض الأصول في نظام ضريبة القيمة المضافة وإزالتها من نظام ضريبة القيمة المضافة. فوائد إدارة RFID تشمل جرد الأصول أكثر دقة وكفاءة, مما يعني أن ROM ومديري الأصول ليس لديهم لوقف أبحاث الأصول الخاصة بهم عند إجراء جرد معهم. عملية جرد الأصول الفعلية هي أيضا أقل تدميرا من دليل.
وقد واجه نشر هذه التكنولوجيا أيضا بعض التقلبات والمنعطفات, والتمويل تحد مهم لإبطاء عملية المشروع. ترك بعض الأعضاء المشروع وتحولوا إلى وظائف أخرى, وتسبب وباء COVID-19 في إغلاق المدرسة في مارس 2020, السماح للموظفين الضروريين فقط بالدخول. في الحقيقة, دي كياجيو نفسه لم يتمكن من الوصول إلى مكان الحادث, لذا أرسل الملصق إلى (صوفيا شو), محلل مالي للأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد, الذين يمكن أن تستمر في وضع علامة, عد الأصول, وتحديث OFA في الحرم الجامعي.
دي تشياجيو قال أنه منذ أن دخل النظام حيز التشغيل, أجرت المدرسة جردا للأصول فقط بسبب الوباء. إنه, نتائج هذا المخزون تثبت أن نظام RFID يمكن توفير الوقت. واحدة من مزايا RFID هو أنه بغض النظر عما إذا كانت هذه الأصول تنتمي إلى قسم بيولوجيا الخلية, قسم البيولوجيا العصبية, أو حتى مدرسة هارفارد أخرى في منطقة كامبريدج, RFID يمكن قراءة جميع الأصول في الغرفة دون الحاجة إلى مقارنة معلومات الأصول لكل قسم أو مختبر.
لا تحتاج المراجعة التي أجرتها برايس ووترهاوس كوبرز لقراءة علامات RFID, ولكن RFID يوفر دعم البيانات المطلوبة لمراجعة الحسابات, حتى تتمكن المدرسة من العثور على أي أصول مختارة للمراجعة وضمان توفرها بسهولة عند وصول المدقق. اليوم, كما يتضمن عمليات تدقيق ظاهرية في اجتماعات Microsoft Teams.
في المستقبل, دي كياجيو تأمل أن تكنولوجيا RFID يمكن أن تجلب فوائد لتغييرات أخرى, مثل تجديد المساحات المختبرية. يمكن للقارئ RFID مسح العناصر قبل تجديد الغرفة, ثم تفحص مرة أخرى عندما يتم نقل العناصر إلى غرفة تم تجديدها حديثا لمنع العناصر من فقدان.
فائدة أخرى هي القدرة على استخدام القارئ للبحث عن علامات RFID في وضع عداد جيجر لتحديد موقع الأصول المفقودة. وأشار دي Qiaggio بطريق الخطأ قراءة التسمية من جهاز طرد مركزي المبردة غير مرئية في 2019. “كنت أمسح في ذلك الوقت, ولكن أنا لا يمكن أن #8217;ر رؤيته بالعين المجردة. عندما انتقلت القارئ أقرب إلى مصدر إشارة, لقد وجدت هذا الأصل في درج خشبي. إذا لم يكن هناك RFID, قد أعتقد أن هذا الأصل قد فقد. مسروقة أو مهملة. مع RFID, أستطيع أن أرى الأصول غير الملموسة.”
بالإضافة إلى كلية الطب بجامعة هارفارد (سفينتي), يتم حاليا تنفيذ أنظمة RFID أو وضعها قيد الاستخدام في كلية الآداب والعلوم بجامعة هارفارد (فاس), كلية الهندسة والعلوم التطبيقية (البحار) ومعهد وز (معهد وز). وفقا لدي كياجيو, أكملت Wyss وضع علامات RFID على جميع الأصول القديمة, في حين أن FAS و SEAS الآن وضع علامات على ما يقرب من 8,000 الأصول. الكليات الأربع لديها ما مجموعه حوالي 100 مباني, ويحتوي كل مبنى على أصول.
