Ist die Verwaltung physischer Datensätze wichtig?? Sind die Papierdokumente verschwunden?? Muss das Unternehmen noch Papierdokumente verwalten??
Obwohl der Trend zum papierlosen Material immer offensichtlicher wird. Paperless bietet auch viele Vorteile, wie Umweltschutz und einfache Informationssuche.
Jedoch, ob im Büro oder home office, Papier ist immer noch ein wichtiger Teil unserer Arbeit und unseres Lebens.
Wir verwenden immer noch viele Physische Records Management Papierdokumente in unserer Arbeit ausgiebig. Und warum ist das so??
Offensichtlich, Hacker können In wenigen Minuten Milliarden von Dateien herunterladen. Aber sie werden’Ihre Papierdokumente nicht so leicht bekommen.
Also, Bedeutet dies, dass Papierdokumente besser sind?
Zumindest für folgende Anwendungen, Die Antwort ist ja.
Rechtliche und finanzielle Dokumente
Rechts- und Finanzdienstleistungsabteilungen Möchten Sie immer die ursprünglichen Tintensignaturdokumente der physischen Datensatzverwaltung beibehalten. In der Regel sind diese Signaturseiten an eine große Anzahl von Begleitseiten angehängt. Dies wird schnell viel Platz beanspruchen, um diese Dateien zu speichern, aber es lohnt sich.
Bewahren Sie diese Tintenunterschriften und gestempelten Papierdokumente für zukünftige Überprüfungen auf und vermeiden Sie Streitigkeiten.
Persönliche Notizen
Viele Führungskräfte und Mitarbeiter setzen auf Notizbücher und Notizblöcke. Sie sind tragbar, einfach zu bedienen, und benötigen keine Batterien. Einige Leute geben die Informationen später in ihre persönlichen Laptops ein. Aber andere lassen sie für immer in der Tinte auf der Seite. In diesem Fall, Sie sollten diese Notizen immer für die spätere Verwendung aufbewahren. Jerry Seinfeld, der reichste Schauspieler der Welt, hat jedes Stück Papier aufbewahrt, auf dem er jemals Witze geschrieben hat.
Wichtig: Papier ist eine wertvolle Möglichkeit, persönliche Notizen zu machen, Bitte bewahren Sie sie auf!
Dokumente zum Rekrutierungsprozess
Viele Organisationen drucken den Lebenslauf des Bewerbers’und eine Kopie des Lebenslaufs aus, damit sich das Rekrutierungskomitee Notizen machen kann.. Diese Notizen können später in einer riesigen Personaltabelle zusammengeführt werden, um die grundlegenden Gründe zu erfassen. Warum Bewerber X während des Bewerbungsverfahrens ausgewählt oder nicht ausgewählt wurde.
Rate mal, was? Diese Informationen sollten für den Fall aufbewahrt werden, dass der Antragsteller beschließt, sich zu beschweren, weil er nicht ausgewählt wurde.. Dies gilt auch für Notizen, die während des eigentlichen Kandidatengesprächs gemacht werden.. Das Scheitern des Interviews ist schwer genug für die gefeuerte Person. Wenn der Interviewer versucht, eine Antwort zu geben, indem er auf dem Laptop tippt, es ist zu viel.
Tun Sie ihnen einen Gefallen. Papier verwenden.
Bewahren Sie alles auf, falls Sie verklagt werden!
Brainstorming-Sitzung
Wie wäre es mit diesen großen Brainstorming-Marathons, die neue Ideen wie Konfetti auf eine Hochzeit werfen? Diese freilaufenden Meetings werden in der Regel am besten mit Stift und Papier durchgeführt..
Wenn Ihr Team das Whiteboard gerne verwendet, Bitte machen Sie ein Foto, bevor Sie das Whiteboard löschen. Finden Sie jemanden, der diese Multimillionen-Dollar-Konzepte abtippt, die eilig auf einen Marker geschrieben wurden. Wenn es notwendig ist, sie für die spätere Verteilung an das Team auszudrucken, dann tun Sie es!
Kernpunkt: Papier ist der schnellste und bequemste Weg, um brillante Ideen festzuhalten.
Kalender
Viele Mitarbeiter nutzen Online-Kalender oder Smartphone-Apps, um Termine im Auge zu behalten. Aber viele Mitarbeiter verwenden tragbare Buchkalender, um die Zeit besser zu verfolgen. Oder bewahren Sie einen riesigen Wandkalender für das persönliche Zeitmanagement auf.
Das Problem ist, Dies sind alle Datensätze, die Sie möglicherweise behalten möchten. Viele Leute überprüfen ihre Kalender, um die Daten von Besprechungen oder Terminen zu sehen. Im Laufe der Zeit, auch diese großen Kalender werden gefaltet und archiviert.
Wichtig: Bitte bewahren Sie wichtige Hinweise und Termine auf.
Mitarbeiterrichtlinien und -anleitungen
Beim Lesen, 79% der Menschen neigen dazu, Text auf dem Bildschirm zu scannen, anstatt ihn tatsächlich zu lesen. Wenn sie unbedingt lesen müssen, Die Forschung zeigt, dass ihre Lesegeschwindigkeit 25% langsamer.
Dies deutet darauf hin, dass Dokumenttypen für die physische Datensatzverwaltung, z. B. Mitarbeiterrichtlinien,, Leitlinien, und Schulungsmaterialien sollten für die Offline-Lektüre verfügbar sein. Mitarbeiter, die sich hinsetzen und eine Nuance oder ein Detail wirklich verstehen müssen, können es beim Surfen im Internet vermissen. Aber geben Sie ihnen einen Ordner mit einer hervorgehobenen Seite, und sie werden es gründlicher lesen. Vor allem, wenn sie es von ihren Schreibtischen mitnehmen können und allein in einem Raum mit einer Tasche mit Snacks sein können Störendes Lesen von Wörtern.
Kernpunkt: Menschen sind eher bereit, Papier zu lesen als LCD-Bildschirme.
Vertragsentwurf
Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen in der Entwurfsphase einiger neuer Verträge oder in der Entwurfsphase einiger langwieriger rechtlicher Bedingungen befindet. Es lohnt sich, allen Redakteuren und Gutachtern eine gedruckte Version zur Verfügung zu stellen. Letztendlich, Regeln sind wichtig. Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung.
Es ist gut, ein Dokument für Kommentare von mehreren Benutzern freizugeben. Niemand kann den Vorteilen von Google Docs in der Zusammenarbeit und den Vorteilen von Grammar bei den vorgeschlagenen Schreibverbesserungen widersprechen. Aber die meisten erfahrenen Redakteure werden Ihnen das sagen, wenn Sie digitale Dateien lesen. Sie werden einige Dinge vermissen, die Sie auf Papierdokumenten nicht vermissen würden.
Ein Teil des Grundes ist auf die Ermüdung der Augen beim Lesen zurückzuführen, während man auf ein riesiges weißes Lichtrechteck starrt. Unabhängig vom Grund, Sie können’einen wichtigen Punkt nicht ignorieren.
Wichtig: Wenn Sie nichts verpassen wollen, bitte ausdrucken und lesen.
Papierdokumente verwalten
Im Laufe der Zeit, Verwalten von Dateien und Dokumenten (Papier oder elektronisch) ist für Unternehmen umständlich geworden. Es ist ein physisches Produkt, das Platz einnimmt (ob wertvoller Büroraum’oder auf einem Server).
Wir alle wissen, dass elektronische Aufzeichnungen notwendig sind. Dennoch, Papier ist immer noch so wichtig wie eh und je - und es wird nicht so schnell verschwinden.
Jede hochkarätige Datenschutzverletzung löst negative Nachrichten aus. Wie das jüngste Leck von mehr als 140 Millionen MGM Resorts Kundendatensätze. Und viele Unternehmen werden es wissen wollen…
Für viele Unternehmen, Die Aufbewahrung einer großen Anzahl von Papierdokumenten ist nach wie vor unerlässlich. Umgang mit einer großen Anzahl von Papierdokumenten, Automatisiertes und effizientes Management kann Unternehmensressourcen stark einsparen.
Unser idealer Weg ist, ob wir den Standort von Papierdokumenten durch elektronische Verwaltung schnell finden können. Und präsentieren Sie sie in einer visuellen Form. Damit wir die Papierakten schnell entnehmen und zurücksenden können.
Gibt es also eine solche Lösung??
Die Antwort ist ja. Durch unser Archiv-Management-System, Sie können nicht nur bequem Archivinformationen eingeben. Markieren und erinnern Sie daran, welche Archive aufgrund von Ablauf zerstört werden können. Sie können auch schnell die Archive finden, die Sie benötigen, indem Sie die LED-Leuchtmarken.
