Harvard Medizinische Fakultät (HMS) berichtete, dass seit der Einführung der RFID-Lösung zur Verwaltung ihrer 4,300 Vermögenswerte, Die Inventurzeit des Colleges wurde um 75%, gleichzeitig hat es mehr Einblick in den Standort hochwertiger Vermögenswerte und stellt sicher, dass sie bei staatlichen Audits leicht gefunden werden können.
Die RFID-Lösung besteht aus Komponenten, einschließlich passiver UHF-RFID-Tags, die an Assets angebracht sind, Handheld-Lesegeräte, und Radiant Web-Anwendungen zum Speichern und Verwalten von Daten. RFID-basierte Asset-Management-Informationen werden in das Oracle Fixed Assets hochgeladen (OFA) System der Harvard Medical School.
Die Harvard Medical School hat ungefähr 4,300 hochwertige Vermögenswerte in seiner 15,000 Anlagevermögen, inklusive Server, Inkubatoren, medizinische Gefrierschränke, Zentrifugen, Mikroskope für die DNA-Forschung, und Thermocycler. Jeff DiCiaccio, der Direktor für strategische Beschaffung der Hochschule, Einführung der erfolgreichen Bereitstellung.
Harvard Medizinische Fakultät
Fast die Hälfte dieser Vermögenswerte wurde mit externen Mitteln erworben, einschließlich staatlich finanzierter Zuschüsse und Verträge, und die Schule ist dafür verantwortlich, dass diese Vermögenswerte narrensicher sind. Um dies zu gewährleisten, Die Harvard Medical School legt Price Waterhouse einmal jährlich einen Auditbericht vor und führt eine interne Bestandsaufnahme durch. Di Qiaggio sagte: “Wir müssen uns gut um die Vermögenswerte kümmern, die wir für die Forschung verwenden und kaufen.”
Vor der Bereitstellung von RFID, Die Harvard Medical School setzte manuelle Arbeit ein, um die Bestandsaufnahme durchzuführen. In der Regel, Jedes Asset wird in die Oracle Asset Workbench-Plattform eingegeben und mit einem gedruckten Barcode-Etikett versehen. Begleitet von Anlagen-Finanzanalysten und Di Qiaggio, Research Operations Manager (ROM) trug eine Microsoft Excel-Tabelle und ging durch jede Abteilung oder jedes Labor, um Assets zu finden. Jede Abteilung oder jedes Labor hat eine eindeutige Seriennummer.
Da kein Barcodescanner verfügbar ist, Sie verwenden ihre Augen, um die Daten zu bestätigen, Vergleichen Sie es mit den Informationen im angegebenen Raum in der Tabelle, und Notizen schreiben oder die Unterschiede festhalten.
Wenn Asset-Tags gefunden werden, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, Sie müssen es im OFA-System auf dem Computer nachschlagen, um festzustellen, zu welcher Abteilung diese Assets gehören. Geben Sie dann das Ergebnis des Asset-Inventars manuell ein und laden Sie es in OFA hoch. Dies ist nicht nur ein sehr zeitaufwendiger Prozess, es kann aber auch Schäden an diesen hochwertigen Vermögenswerten verursachen. Zum Beispiel, die Abteilung für Neurobiologie der Harvard Medical School listet mehr als 800 Assets in einer 16-seitigen Tabelle.
Di Qiaggio wird Asset Meetings mit den Asset Managern der Abteilung abhalten, begleiten Das Asset Research Team durch das Labor und helfen ihm bei der Asset Inventur. Dieser Prozess dauert durchschnittlich zwei Stunden, um zu finden 50 Vermögenswerte. Di Qiaggio sagte: “Solche manuellen Prozesse sind ineffizient und nicht nachhaltig, da das Vermögen der Schule um etwa 1,000 Artikel jedes Jahr. In Anbetracht dessen, wir müssen handeln, um Alternativen zu finden.”
Daher, Die Harvard Medical School führte im Sommer von 2017, dann bewertete die Angebote und führte eine zweite Ausschreibung durch, bevor der Auftrag vergeben wurde. Nach der Auswahl von Radiant’s Lösung, Das College begann Feldversuche in zwei Fakultäten, die freiwillig am Test teilnahmen: Zellbiologie und das Harvard Therapeutic Science Project. Die medizinische Fakultät überwindet die Herausforderungen des Kreuzlesens bei der Installation von Lesegeräten, um sicherzustellen, dass sie nicht von benachbarten Räumen erfasst werden.
Diese Lösung wurde anschließend im Juli eingeführt. 2018, danach nahm es harvard Medical School 18 Monate, um vorhandene Assets und neu erhaltene Assets mit RFID-Tags neu zu kennzeichnen. Diese vorbestellten Tags werden bestimmten Assets zugeordnet, und jedes Tag und die zugehörigen Assets werden auch mit einem bestimmten Raum verknüpft. Dieser Cloud-basierte Virtual Asset Tracker (MEHRWERTSTEUER) Lösung kommt mit einer mobilen Anwendung.
Wenn Mitarbeiter anfangen zu zählen, Sie verwenden VAT2Go auf dem iPhone, Betreten Sie das Gebäude und den Raum, den sie betreten, Scannen Sie den Barcode und lesen Sie den RFID-Tag. Nachdem die Tags gelesen wurden, Sie können die Ergebnisse in der App anzeigen, um zu bestätigen, dass sich alle Assets an den richtigen Speicherorten befinden, sowie fehlende und zusätzliche Assets im Zimmer. Diese Ergebnisse werden mit der Online-Anwendung VAT2Go synchronisiert, und Benutzer können sie herunterladen, Berichte generieren und in OFA hochladen (OFA ist immer noch das Anlagenaufzeichnungssystem der Harvard Medical School).
Di Qiaggio sagte: “Diese Webanwendung ermöglicht es uns, individuelle oder große Änderungen durch Hochladen oder manuell vorzunehmen, z. B. das Umverteilen von Assets an einen anderen Standort.” Die Harvard Medical School kann auch RFID-Lösungen verwenden, um einige Vermögenswerte im Mehrwertsteuersystem zu verschrotten und aus dem Mehrwertsteuersystem zu entfernen.. Zu den Vorteilen des RFID-Managements gehören eine genauere und effizientere Bestandsaufnahme von Assets, das bedeutet, dass ROM und Vermögensverwalter ihre Vermögensrecherche nicht unterbrechen müssen, wenn sie mit ihnen eine Bestandsaufnahme durchführen.. Der eigentliche Asset-Inventurprozess ist auch weniger zerstörerisch als manuell.
Der Einsatz dieser Technologie hat auch einige Wendungen und Wendungen erlebt, und die Finanzierung ist eine wichtige Herausforderung, um den Projektprozess zu verlangsamen. Einige Mitglieder verließen das Projekt und wechselten zu anderen Jobs, und die COVID-19-Epidemie führte dazu, dass die Schule im März geschlossen wurde 2020, nur notwendiges Personal einreisen lassen. Tatsächlich, Di Qiaggio selbst konnte den Tatort nicht erreichen, also schickte er das Etikett an Sophia Xu, Finanzanalyst für Anlagevermögen an der Harvard Medical School, wer kann weiterhin markieren, Assets zählen, und aktualisieren OFA auf dem Campus.
Di Qiaggio sagte, dass seit dem System live ging, die Schule hat aufgrund der Epidemie nur eine Vermögensinventur durchgeführt. Das heißt, Die Ergebnisse dieser Bestandsaufnahme belegen, dass das RFID-System Zeit sparen kann. Einer der Vorteile von RFID ist, dass unabhängig davon, ob diese Assets zum Department für Zellbiologie gehören,, die Klinik für Neurobiologie, oder sogar eine andere Harvard-Schule in der Gegend von Cambridge, RFID kann alle Assets im Raum lesen, ohne Asset-Informationen für jede Abteilung oder jedes Labor vergleichen zu müssen.
Das von PricewaterhouseCoopers durchgeführte Audit muss keine RFID-Tags lesen, RFID bietet jedoch die für das Audit erforderliche Datenunterstützung, damit die Schule alle für die Prüfung ausgewählten Vermögenswerte finden und sicherstellen kann, dass sie bei Ankunft des Prüfers leicht verfügbar sind. Heute, Es umfasst auch virtuelle Audits in Microsoft Teams-Besprechungen.
in der Zukunft, Di Qiaggio hofft, dass die RFID-Technologie anderen Veränderungen Vorteile bringen kann, wie die Sanierung von Laborräumen. Der RFID-Leser kann die Gegenstände scannen, bevor der Raum renoviert wird, und scannen Sie dann erneut, wenn die Gegenstände in den neu renovierten Raum verlegt werden, um zu verhindern, dass die Gegenstände verloren gehen.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, mit dem Lesegerät im Geigerzählermodus nach RFID-Tags zu suchen, um verlorene Vermögenswerte zu finden. Di Qiaggio erinnerte sich, versehentlich das Etikett einer unsichtbaren Kühlzentrifuge in 2019. “Ich habe damals gescannt, aber ich konnte es mit bloßem Auge nicht sehen’. Als ich den Leser näher an die Signalquelle rückte, Ich habe dieses Asset in einer Holzschublade gefunden. Wenn kein RFID vorhanden ist, Ich könnte denken, dass dieser Vermögenswert verloren gegangen ist. Gestohlen oder weggeworfen. Mit RFID, Ich sehe immaterielle Vermögenswerte.”
Neben der Harvard Medical School (HMS), RFID-Systeme werden derzeit an der Fakultät für Geisteswissenschaften der Harvard University implementiert oder eingesetzt (FAS), Fachbereich Ingenieurwissenschaften und Angewandte Wissenschaften (MEERE) und Wyss Institute (Wyss Institut). Nach Di Qiaggio, Wyss hat das RFID-Tagging aller Altanlagen abgeschlossen, während FAS und SEAS jetzt ungefähr 8,000 Vermögenswerte. Die vier Colleges haben insgesamt etwa 100 Gebäude, und jedes Gebäude enthält Assets.
