École de médecine de Harvard (HMS) a rapporté que depuis le lancement de la solution RFID pour gérer son 4,300 éléments d’actif, le temps d’inventaire des biens du collège a été réduit de 75%, tout en offrant une plus grande visibilité sur l’emplacement des actifs de grande valeur et en assurant qu’ils peuvent être facilement trouvés lors des audits gouvernementaux..
La solution RFID se compose de composants, y compris des étiquettes RFID UHF passives apposées sur les actifs, lecteurs portables, et les applications Web Radiant pour le stockage et la gestion des données. Les informations de gestion des actifs basées sur la RFID seront téléchargées sur Oracle Fixed Assets (L') système de la Harvard Medical School.
Harvard Medical School a environ 4,300 actifs de grande valeur dans son 15,000 immobilisations, y compris les serveurs, Incubateurs, congélateurs médicaux, Centrifugeuses, microscopes pour la recherche sur l’ADN, et les cycleurs thermiques. Jeff DiCiaccio, le directeur de l’approvisionnement stratégique du collège, introduit le déploiement réussi.
École de médecine de Harvard
Près de la moitié de ces actifs ont été achetés avec des fonds externes, y compris les subventions et les contrats financés par le gouvernement, et l’école est responsable de s’assurer que ces actifs sont infaillibles. Pour assurer cela, Harvard Medical School soumet un rapport d’audit à Price Waterhouse une fois par an et effectue un inventaire interne des actifs. Di Qiaggio a dit: “Nous devons prendre soin des actifs que nous utilisons et achetons pour la recherche.”
Avant de déployer la RFID, La Harvard Medical School a utilisé le travail manuel pour effectuer l’inventaire des actifs. Généralement, chaque ressource est entrée dans la plate-forme Oracle Asset Workbench et une étiquette de code à barres imprimée est attribuée. Accompagné d’analystes financiers en immobilisations et de Di Qiaggio, Gestionnaires des opérations de recherche (ROM) portait une feuille de calcul Microsoft Excel et parcourait chaque département ou laboratoire pour trouver des ressources. Chaque département ou laboratoire a un numéro de série unique.
Puisqu’il n’y a pas de lecteur de codes-barres disponible, ils utilisent leurs yeux pour confirmer les données, comparez-le avec les informations de la pièce donnée sur la feuille de calcul, et écrire des notes ou enregistrer les différences.
S’ils rencontrent des balises de ressources qui ne sont pas répertoriées dans la feuille de calcul, ils doivent le rechercher dans le système OFA sur l’ordinateur pour déterminer à quel service ces actifs appartiennent. Entrez ensuite manuellement le résultat de l’inventaire des actifs et téléchargez-le sur OFA. Ce n’est pas seulement un processus très long, mais cela peut aussi causer des dommages à ces actifs de grande valeur. Par exemple, le département de neurobiologie de la Harvard Medical School a répertorié plus de 800 ressources dans une feuille de calcul de 16 pages.
Di Qiaggio tiendra des réunions d’actifs avec les gestionnaires d’actifs du département, accompagner l’équipe de recherche d’actifs à travers le laboratoire et les aider avec l’inventaire des actifs. Ce processus prend en moyenne deux heures à trouver 50 éléments d’actif. Di Qiaggio a dit: “De tels processus manuels sont inefficaces et insoutenables parce que les actifs de l’école augmentent d’environ 1,000 articles chaque année. Compte tenu de cela, nous devons prendre des mesures pour trouver des solutions de rechange.”
C’est pourquoi, La Harvard Medical School a mené un appel d’offres de deux mois pour des solutions d’automatisation au cours de l’été de 2017, puis évalué les soumissions et mené une deuxième soumission avant d’attribuer le contrat. Après avoir choisi la solution Radiant’s, le collège a commencé des essais sur le terrain dans deux facultés qui ont volontairement participé au test: La biologie cellulaire et le Harvard Therapeutic Science Project. L’école de médecine surmonte les défis de la lecture croisée dans l’installation des lecteurs pour s’assurer qu’ils ne sont pas capturés par des pièces adjacentes.
Cette solution a ensuite été lancée en juillet 2018, après quoi il a fallu Harvard Medical School 18 mois pour réétiqueter les actifs existants et les actifs nouvellement reçus avec des étiquettes RFID. Ces balises précommandés seront associées à des actifs spécifiques, et chaque balise et ses ressources associées seront également liées à une pièce spécifique. Ce tracker d’actifs virtuels basé sur le cloud (TVA) la solution est livrée avec une application mobile.
Quand les employés commencent à compter, ils utiliseront VAT2Go fonctionnant sur l’iPhone, entrer dans le bâtiment et la pièce dans laquelle ils entrent, scanner le code-barres et lire l’étiquette RFID. Après la lecture des balises, ils peuvent afficher les résultats dans l’application pour confirmer que toutes les ressources sont aux bons emplacements, ainsi que des actifs manquants et supplémentaires dans la chambre. Ces résultats sont synchronisés avec l’application VAT2Go en ligne, et les utilisateurs peuvent les télécharger et générer des rapports et les télécharger sur OFA (OFA est toujours le système d’enregistrement des immobilisations de la Harvard Medical School).
Di Qiaggio a dit: “Cette application web nous permet d’apporter des modifications individuelles ou à grande échelle en téléchargeant ou manuellement, comme la réaffectation des actifs à un autre emplacement.” Harvard Medical School peut également utiliser des solutions RFID pour mettre au rebut certains actifs de l’OFA dans le système de TVA et les retirer du système de TVA. Les avantages de la gestion RFID incluent un inventaire des actifs plus précis et plus efficace, ce qui signifie que les ROM et les gestionnaires d’actifs n’ont pas à interrompre leur recherche d’actifs lorsqu’ils effectuent un inventaire avec eux.. Le processus d’inventaire réel des actifs est également moins destructeur que manuel.
Le déploiement de cette technologie a également connu des rebondissements, et le financement est un défi important pour ralentir le processus du projet. Certains membres ont quitté le projet et sont passés à d’autres emplois., et l’épidémie de COVID-19 a entraîné la fermeture de l’école en mars 2020, n’autoriser que le personnel nécessaire à entrer. En fait, Di Qiaggio lui-même n’a pas pu atteindre les lieux, il a donc envoyé l’étiquette à Sophia Xu, analyste financier d’actifs fixes à la Harvard Medical School, qui peut continuer à marquer, compter les actifs, et mettre à jour l’OFA sur le campus.
Di Qiaggio a déclaré que depuis la mise en service du système, l’école n’a procédé qu’à un inventaire des actifs en raison de l’épidémie. C'est, les résultats de cet inventaire prouvent que le système RFID peut faire gagner du temps. L’un des avantages de la RFID est que, que ces actifs appartiennent ou non au Département de biologie cellulaire., le Département de neurobiologie, ou même une autre école de Harvard dans la région de Cambridge, Rfid peut lire tous les actifs dans la pièce sans avoir à comparer les informations sur les actifs pour chaque département ou laboratoire.
L’audit effectué par PricewaterhouseCoopers n’a pas besoin de lire les étiquettes RFID, mais RFID fournit le support de données requis pour l’audit, afin que l’école puisse trouver tous les actifs sélectionnés pour la vérification et s’assurer qu’ils sont facilement disponibles à l’arrivée de l’auditeur. Aujourd'hui, il inclut également des audits virtuels dans les réunions Microsoft Teams.
Dans l’avenir, Di Qiaggio espère que la technologie RFID peut apporter des avantages à d’autres changements, comme la rénovation d’espaces de laboratoire. Le lecteur RFID peut scanner les articles avant la rénovation de la pièce, puis numérisez à nouveau lorsque les éléments sont déplacés dans la pièce récemment rénovée pour éviter qu’ils ne soient perdus.
Un autre avantage est la possibilité d’utiliser le lecteur pour rechercher des étiquettes RFID en mode compteur Geiger afin de localiser les actifs perdus. Di Qiaggio se souvient d’avoir lu accidentellement l’étiquette d’une centrifugeuse réfrigérée invisible dans 2019. “Je scannais à l’époque, mais je ne pouvais pas le voir à l’œil nu. Lorsque j’ai rapproché le lecteur de la source du signal, J’ai trouvé cet actif dans un tiroir en bois. S’il n’y a pas de RFID, Je pourrais penser que cet atout a été perdu. Volé ou jeté. Avec la RFID, Je peux voir des actifs incorporels.”
En plus de harvard medical school (HMS), Les systèmes RFID sont actuellement mis en œuvre ou mis en service à la Faculté des arts et des sciences de l’Université Harvard (FAS), École d’ingénierie et de sciences appliquées (MERS) et Wyss Institute (Institut Wyss). Selon Di Qiaggio, Wyss a terminé l’étiquetage RFID de tous les anciens actifs, tandis que FAS et SEAS marquent maintenant approximativement 8,000 éléments d’actif. Les quatre collèges ont un total d’environ 100 Bâtiments, et chaque bâtiment contient des actifs.
