האם ניהול רשומות פיזיות חשוב? האם מסמכי הנייר נעלמו? האם החברה עדיין צריכה לנהל מסמכי נייר?
למרות שהמגמה של ללא נייר הופכת יותר ויותר ברורה. ללא נייר מציג גם יתרונות רבים, כגון הגנת הסביבה וחיפוש מידע קל.
עם זאת, בין אם במשרד או במשרד ביתי, נייר הוא עדיין חלק חשוב מהעבודה והחיים שלנו.
אנו עדיין משתמשים במסמכי נייר רבים לניהול רשומות פיזיות בעבודתנו בהרחבה. ולמה זה??
ברור, האקרים יכולים להוריד מיליארדי קבצים בכמה דקות. אבל הם לא יקבלו את מסמכי הנייר שלך כל כך בקלות.
אז, האם משמעות הדבר היא שמסמכי נייר טובים יותר?
לפחות לשימושים הבאים, התשובה היא כן..
מסמכים משפטיים ופיננסיים
מחלקות שירותים משפטיים ופיננסיים ברצונך תמיד לשמור על מסמכי חתימת הדיו המקוריים של ניהול הרשומות הפיזיות. בדרך כלל דפי חתימה אלה מצורפים למספר רב של עמודים נלווים. פעולה זו תתפוס במהירות שטח רב לשמירת קבצים אלה, אבל זה שווה את זה.
שמור חתימות דיו ומסמכי נייר חתומים לאימות עתידי והימנע ממחלוקות.
הערות אישיות
מנהלים ועובדים רבים מסתמכים על מחברות ורשימות. הם ניידים., קל לשימוש, ואינם זקוקים לסוללות. יש אנשים שמכניסים את המידע למחשבים הניידים האישיים שלהם מאוחר יותר. אבל אחרים משאירים אותם בדיו על הדף לנצח. במקרה זה, אתה תמיד צריך לשמור הערות אלה לשימוש מאוחר יותר. ג'רי סיינפלד, השחקן העשיר ביותר בעולם, שמר על כל פיסת נייר שהוא אי פעם כתב עליה בדיחות.
חשוב: נייר הוא דרך בעלת ערך לקחת הערות אישיות, אנא שמור אותם.!
מסמכי תהליך גיוס
ארגונים רבים ידפיסו את קורות החיים של המועמדים ועתק של קורות החיים לוועדת הגיוס כדי שיקחו הערות. הערות אלה עשויות להתמזג מאוחר יותר לגיליון עבודה ענק של משאבי אנוש כדי ללכוד את הסיבות הבסיסיות. מדוע מועמד X נבחר או לא נבחר במהלך תהליך המועמד.
נחשו מה? יש לשמור מידע כזה במקרה שהמבקש יחליט להתלונן משום שלא נבחר. זה חל גם על הערות שנלקחו במהלך ראיון המועמד בפועל. להיכשל בראיון זה מספיק קשה בשביל האדם המפוטר.. אם המראיין מנסה לתת תשובה על ידי הקלדה על המחשב הנייד, זה יותר מדי..
עשה להם טובה.. השתמש בנייר.
שמור הכל למקרה שתתבעו אותך!
הפעלת סיעור מוחות
מה דעתך על מרתוני סיעור המוחות הגדולים שזורקים רעיונות חדשים כמו קונפטי בחתונה? פגישות חופשיות אלה נעשות בדרך כלל בצורה הטובה ביותר עם עט ונייר.
אם הצוות שלך אוהב להשתמש בלוח הציור, נא צלם תמונה לפני מחיקת לוח הציור. מצא מישהו שיקליד את המושגים בשווי מיליוני דולרים שנכתבו בחופזה על סמן. אם יש צורך להדפיס אותם להפצה מאוחרת יותר לצוות, ואז לעשות את זה!
נקודת מפתח: נייר הוא הדרך המהירה והנוחה ביותר ללכוד רעיונות מבריקים.
לוח שנה
עובדים רבים משתמשים בלוחות שנה מקוונים או באפליקציות לסמארטפון כדי לעקוב אחר פגישות. אבל עובדים רבים משתמשים בלוחות שנה ניידים של ספרים כדי לעקוב טוב יותר אחר הזמן. או לשמור לוח שנה ענק על הקיר לניהול זמן פנים אל פנים.
הבעיה היא, כל הרשומות שייתכן שתרצה לשמור. אנשים רבים יבדקו את לוחות השנה שלהם כדי לראות את תאריכי הפגישות או הפעילויות. לאורך זמן, אפילו לוחות השנה הגדולים האלה יקופלו ויוחסנו בארכיון.
חשוב: אנא שמרו הערות ותאריכים חשובים.
מדיניות והדרכה של עובדים
בעת קריאה, 79% של אנשים נוטים לסרוק טקסט על המסך במקום לקרוא אותו בפועל. אם הם בהחלט חייבים לקרוא, מחקרים מראים שמהירות הקריאה שלהם היא 25% איטי.
הדבר מצביע על כך שסוגי מסמכים לניהול רשומות פיזיות כגון מדיניות עובדים, הנחיות, וחומרי הדרכה צריכים להיות זמינים לקריאה לא מקוונת. עובדים שצריכים לשבת ולהבין באמת ניואנס או פרט עלולים לפספס את זה בעת גלישה באינטרנט. אבל תן להם קלסר עם דף מסומן, והם יקראו אותו ביתר פירוט. במיוחד אם הם יכולים לקחת את זה מהשולחנות שלהם ויכולים להיות לבד בחדר עם שקית של חטיפים מפריע לקרוא מילים.
נקודת מפתח: אנשים מוכנים יותר לקרוא נייר מאשר מסכי LCD.
טיוטת חוזה
בין אם החברה שלך נמצאת בשלב הניסוח של כמה חוזים חדשים או שלב ניסוח של כמה תנאים והתניות משפטיים ארוכים. משתלם לספק גרסה מודפסת לכל העורכים והסוקרים. אחרי הכל, הכללים חשובים. חוזה הוא הסכם מחייב מבחינה משפטית.
זה טוב לשתף מסמך להערות על ידי משתמשים מרובים. אף אחד לא יכול להתנגד ליתרונות של Google Docs בשיתוף פעולה וליתרונות של Grammar בשיפורי כתיבה מוצעים. אבל רוב העורכים המנוסים יגידו לך את זה כשאתה קורא קבצים דיגיטליים. אתה תחמיץ כמה דברים שלא היית מפספס על הנייר מסמכים.
חלק מהסיבה נובעת מעייפות עיניים בזמן הקריאה תוך כדי בהייה במלבן אור לבן ענק. ללא קשר לסיבה, באפשרותך>#8217;אל תתעלם מנקודת מפתח.
חשוב: אם אתה לא רוצה לפספס שום דבר, אנא הדפס אותו וקרא אותו.
ניהול מסמכי נייר
לאורך זמן, ניהול קבצים ומסמכים (נייר או אלקטרוני) הפך מסורבל עבור חברות. זהו מוצר פיזי שתופס מקום (בין אם זה>שטח משרדים יקר ערך או בשרת).
כולנו יודעים כי רשומות אלקטרוניות נחוצות. אף על פי כן, הנייר עדיין חשוב כתמיד- והוא לא ייעלם בזמן הקרוב.
כל פרצת נתונים בפרופיל גבוה מעוררת חדשות שליליות. כמו למשל ההדלפה האחרונה של יותר מ- 140 מיליון MGM אתרי נופש רשומות לקוחות. וחברות רבות ירצו לדעת…
עבור חברות רבות, שמירה על מספר רב של מסמכי נייר עדיין חיונית. מול ניהול של מספר רב של מסמכי נייר, ניהול אוטומטי ויעיל יכול לחסוך מאוד במשאבי החברה.
הדרך האידיאלית שלנו היא האם אנו יכולים למצוא במהירות את המיקום של מסמכי נייר באמצעות ניהול אלקטרוני. ולהציג אותם בצורה חזותית. כדי שנוכל לקחת ולהחזיר במהירות את קבצי הנייר.
אז האם יש פתרון כזה?
התשובה היא כן. באמצעות מערכת ניהול הארכיונים שלנו, אתה יכול לא רק להזין בנוחות מידע ארכיון. סמן והזכר אילו ארכיונים ניתן להשמיד עקב תפוגה. באפשרותך גם למצוא במהירות את הארכיונים הדרושים לך דרך תגי תאורת LED.
