Scuola di medicina di Harvard (HMS) ha riferito che dal lancio della soluzione RFID per gestire il suo 4,300 asset, il tempo di inventario delle risorse del college è stato ridotto di 75%, mentre allo stesso tempo ha una maggiore visibilità sulla posizione delle risorse di alto valore e garantisce che possano essere facilmente trovate durante gli audit governativi.
La soluzione RFID è costituita da componenti tra cui tag RFID UHF passivi apposti sulle risorse, lettori portatili, e applicazioni Radiant Web per l'archiviazione e la gestione dei dati. Le informazioni sulla gestione delle risorse basate su RFID verranno caricate su Oracle Fixed Assets (OFA ·) sistema della Harvard Medical School.
Harvard Medical School ha circa 4,300 attività di alto valore nel suo 15,000 Cespiti, inclusi i server, incubatrici, congelatori medicali, Centrifughe, microscopi per la ricerca sul DNA, e thermal cycler. Jeff DiCiaccio, il direttore degli appalti strategici del collegio, ha introdotto la distribuzione riuscita.
Scuola di medicina di Harvard
Quasi la metà di queste attività sono state acquistate con fondi esterni, comprese sovvenzioni e contratti finanziati dal governo, e la scuola è responsabile di garantire che questi beni siano infallibili. Per garantire questo, La Harvard Medical School invia un rapporto di audit a Price Waterhouse una volta all'anno e conduce un inventario interno delle risorse. Di Qiaggio ha detto: “Dobbiamo prenderci cura dei beni che usiamo e acquistiamo per la ricerca.”
Prima di implementare RFID, La Harvard Medical School utilizzava il lavoro manuale per eseguire l'inventario delle risorse. Solito, ogni asset viene inserito nella piattaforma Oracle Asset Workbench e assegnato un'etichetta con codice a barre stampato. Accompagnato da analisti finanziari di immobilizzazioni e Di Qiaggio, Responsabili delle operazioni di ricerca (ROM) ha portato un foglio di calcolo di Microsoft Excel e ha attraversato ogni reparto o laboratorio per trovare risorse. Ogni reparto o laboratorio ha un numero di serie univoco.
Poiché non è disponibile uno scanner di codici a barre, usano i loro occhi per confermare i dati, confrontarlo con le informazioni nella stanza data sul foglio di calcolo, e scrivere note o registrare le differenze.
Se incontrano tag di asset non elencati nel foglio di calcolo, Devono cercarlo nel sistema OFA del computer per determinare a quale reparto appartengono queste risorse. Quindi inserisci manualmente il risultato dell'inventario delle risorse e caricalo su OFA. Questo non è solo un processo che richiede molto tempo, ma può anche causare danni a tali beni di alto valore. Per esempio, il Dipartimento di Neurobiologia della Harvard Medical School ha elencato più di 800 risorse in un foglio di calcolo di 16 pagine.
Di Qiaggio terrà riunioni patrimoniali con i gestori patrimoniali dipartimentali, accompagnare il team di ricerca patrimoniale attraverso il laboratorio e aiutarlo con l'inventario delle risorse. Questo processo richiede in media due ore per trovare 50 asset. Di Qiaggio ha detto: “Tali processi manuali sono inefficienti e insostenibili perché il patrimonio della scuola aumenta di circa 1,000 articoli ogni anno. In considerazione di ciò, dobbiamo agire per trovare alternative.”
perciò, La Harvard Medical School ha condotto un'offerta di due mesi per soluzioni di automazione nell'estate di 2017, quindi ha valutato le offerte e condotto una seconda offerta prima di aggiudicare l'appalto. Dopo aver scelto la soluzione Radiant, il college ha iniziato le prove sul campo in due facoltà che hanno partecipato volontariamente al test: Biologia cellulare e Harvard Therapeutic Science Project. La scuola di medicina supera le sfide della lettura incrociata nell'installazione di lettori per garantire che non vengano catturati da stanze adiacenti.
Questa soluzione è stata successivamente lanciata a luglio 2018, dopo di che ci è voluta la Harvard Medical School 18 mesi per rietichettare le risorse esistenti e le risorse appena ricevute con tag RFID. Questi tag preordinati saranno associati a risorse specifiche, e ogni tag e le relative risorse saranno anche collegati a una stanza specifica. Questo Virtual Asset Tracker basato su cloud (IVA) la soluzione viene fornita con un'applicazione mobile.
Quando i dipendenti iniziano a contare, useranno VAT2Go in esecuzione su iPhone, entrare nell'edificio e nella stanza in cui stanno entrando, scansiona il codice a barre e leggi il tag RFID. Dopo aver letto i tag, Possono visualizzare i risultati nell'app per verificare che tutte le risorse si trovino nelle posizioni corrette, così come le risorse mancanti ed extra nella stanza. Questi risultati vengono sincronizzati con l'applicazione VAT2Go online, e gli utenti possono scaricarli e generare report e caricarli su OFA (OFA è ancora il sistema di registrazione delle immobilizzazioni della Harvard Medical School).
Di Qiaggio ha detto: “Questa applicazione web ci consente di apportare modifiche individuali o su larga scala caricando o manualmente, ad esempio, la riallocazione delle risorse in un'altra posizione.” La Harvard Medical School può anche utilizzare soluzioni RFID per eliminare l'OFA di alcuni beni nel sistema IVA e rimuoverli dal sistema IVA. I vantaggi della gestione RFID includono un inventario delle risorse più accurato ed efficiente, il che significa che i gestori di ROM e asset non devono interrompere la loro ricerca patrimoniale quando effettuano un inventario con loro. L'effettivo processo di inventario delle risorse è anche meno distruttivo del manuale.
L'implementazione di questa tecnologia ha anche incontrato alcuni colpi di scena, e il finanziamento è una sfida importante per rallentare il processo del progetto. Alcuni membri hanno lasciato il progetto e sono passati ad altri lavori, e l'epidemia di COVID-19 ha causato la chiusura della scuola a marzo 2020, consentire l'ingresso solo al personale necessario. Infatti, Lo stesso Di Qiaggio non riuscì a raggiungere la scena, così ha spedito l'etichetta a Sophia Xu, un analista finanziario di immobilizzazioni presso la Harvard Medical School, chi può continuare a segnare, contare le risorse, e aggiornare OFA nel campus.
Di Qiaggio ha detto che da quando il sistema è andato in diretta, la scuola ha condotto solo un inventario dei beni a causa dell'epidemia. Cioè, i risultati di questo inventario dimostrano che il sistema RFID può far risparmiare tempo. Uno dei vantaggi dell'RFID è che, indipendentemente dal fatto che queste risorse appartengano al Dipartimento di Biologia Cellulare., il Dipartimento di Neurobiologia, o anche un'altra scuola di Harvard nell'area di Cambridge, RFID può leggere tutte le risorse nella stanza senza dover confrontare le informazioni sugli asset per ogni reparto o laboratorio.
L'audit condotto da PricewaterhouseCoopers non ha bisogno di leggere i tag RFID, ma RFID fornisce il supporto dati necessario per l'audit, in modo che la scuola possa trovare tutti i beni selezionati per l'audit e garantire che siano prontamente disponibili quando arriva il revisore. Oggi, Include inoltre audit virtuali nelle riunioni di Microsoft Teams.
In futuro, Di Qiaggio spera che la tecnologia RFID possa portare benefici ad altri cambiamenti, come la ristrutturazione degli spazi del laboratorio. Il lettore RFID può scansionare gli articoli prima che la stanza venga rinnovata, e quindi eseguire nuovamente la scansione quando gli oggetti vengono spostati nella stanza appena rinnovata per evitare che gli oggetti vengano persi.
Un altro vantaggio è la possibilità di utilizzare il lettore per cercare tag RFID in modalità contatore Geiger per individuare le risorse perse. Di Qiaggio ha ricordato di aver letto accidentalmente l'etichetta di una centrifuga refrigerata invisibile in 2019. “Stavo scansionando in quel momento, ma non riuscivo a vederlo ad occhio nudo. Quando ho spostato il lettore più vicino alla sorgente del segnale, Ho trovato questa risorsa in un cassetto di legno. Se non c'è RFID, Potrei pensare che questo bene sia stato perso. Rubato o scartato. Con RFID, Posso vedere beni immateriali.”
Oltre alla Harvard Medical School (HMS), I sistemi RFID sono attualmente implementati o messi in uso nella Facoltà di Arti e Scienze dell'Università di Harvard (FAS), Scuola di Ingegneria e Scienze Applicate (MARI) e Wyss Institute (Istituto Wyss). Secondo Di Qiaggio, Wyss ha completato l'etichettatura RFID di tutte le vecchie risorse, mentre FAS e SEAS stanno ora etichettando approssimativamente 8,000 asset. I quattro college hanno un totale di circa 100 Edifici, e ogni edificio contiene beni.
