É importante a gestão de registros físicos? Os documentos de papel desapareceram? A empresa ainda precisa gerenciar documentos em papel?
Embora a tendência do paperless esteja se tornando cada vez mais óbvia. O paperless também apresenta muitas vantagens, como proteção ambiental e fácil pesquisa de informações.
No entanto, seja em um escritório ou em um escritório doméstico, O papel ainda é uma parte importante do nosso trabalho e da nossa vida.
Ainda usamos muitos documentos em papel de gerenciamento de registros físicos em nosso trabalho extensivamente. E por que isso?
Obviamente, Hackers podem baixar bilhões de arquivos em poucos minutos. Mas eles não receberão seus documentos em papel tão facilmente.
Então, Isso significa que os documentos em papel são melhores?
Pelo menos para os seguintes usos, A resposta é sim.
Documentos legais e financeiros
Departamentos jurídicos e de serviços financeiros Sempre quero manter os documentos de assinatura de tinta original de gerenciamento de registros físicos. Normalmente, essas páginas de assinatura são anexadas a um grande número de páginas de acompanhamento. Isso ocupará rapidamente muito espaço para salvar esses arquivos, mas vale a pena.
Guarde essas assinaturas a tinta e documentos em papel carimbados para verificação futura e evite disputas.
Notas pessoais
Muitos executivos e funcionários confiam em cadernos e blocos de notas. Eles são portáteis, fácil de usar, e não requerem baterias. Algumas pessoas inserem as informações em seus laptops pessoais mais tarde. Mas outros os deixam na tinta da página para sempre. Neste caso, Você deve sempre guardar essas notas para uso posterior. Jerry Seinfeld, O ator mais rico do mundo, guardou todos os pedaços de papel em que já escreveu piadas.
Importante: O papel é uma maneira valiosa de fazer anotações pessoais, por favor, guarde-os!
Documentos do processo de recrutamento
Muitas organizações imprimem o currículo do candidato e uma cópia do currículo para que o comitê de recrutamento faça anotações. Essas notas podem ser posteriormente mescladas em uma enorme planilha de recursos humanos para capturar os motivos básicos. Por que o candidato X foi selecionado ou não durante o processo de candidatura.
Adivinha? Essas informações devem ser conservadas caso o requerente decida apresentar uma queixa por não ter sido selecionado. Isso também se aplica a anotações feitas durante a entrevista real do candidato. Falhar na entrevista é difícil o suficiente para a pessoa demitida. Se o entrevistador tentar dar uma resposta digitando no laptop, é demais.
Faça-lhes um favor. Use papel.
Guarde tudo para o caso de ser processado!
Sessão de brainstorming
Que tal aquelas grandes maratonas de brainstorming que lançam novas ideias como confetes em um casamento? Essas reuniões livres geralmente são melhor feitas com caneta e papel.
Se sua equipe gosta de usar o quadro branco, Por favor, tire uma foto antes de apagar o quadro branco. Encontre alguém para digitar aqueles conceitos multimilionários que foram escritos às pressas em um marcador. Se for necessário imprimi-los para posterior distribuição à equipe, então faça isso!
Ponto chave: O papel é a maneira mais rápida e conveniente de capturar ideias brilhantes.
Calendário
Muitos funcionários usam calendários online ou aplicativos de smartphone para acompanhar os compromissos. Mas muitos funcionários usam calendários de livros portáteis para controlar melhor o tempo. Ou mantenha um enorme calendário de parede para gerenciamento de tempo cara a cara.
O problema é, Estes são todos os registros que você pode querer manter. Muitas pessoas revisarão seus calendários para ver as datas de reuniões ou compromissos. Com o tempo, Mesmo esses grandes calendários serão dobrados e arquivados.
Importante: Por favor, guarde notas e datas importantes.
Políticas e orientações para funcionários
Ao ler, 79% das pessoas tendem a digitalizar o texto na tela em vez de realmente lê-lo. Se eles absolutamente devem ler, pesquisas mostram que sua velocidade de leitura é 25% Lento.
Isso sugere que os tipos de documentos de gerenciamento de registros físicos, como políticas de funcionários, Diretrizes, e os materiais de treinamento devem estar disponíveis para leitura off-line. Os funcionários que precisam se sentar e realmente entender uma nuance ou detalhe podem perdê-lo ao navegar na web. Mas dê a eles um fichário com uma página destacada, e eles vão lê-lo mais detalhadamente. Especialmente se eles puderem tirá-lo de suas mesas e ficarem sozinhos em uma sala com um saco de lanches Interferindo na leitura de palavras.
Ponto chave: As pessoas estão mais dispostas a ler papel do que telas de LCD.
Projeto de contrato
Se sua empresa está na fase de elaboração de alguns novos contratos ou na fase de elaboração de alguns longos termos e condições legais. Vale a pena fornecer uma versão impressa para todos os editores e revisores. Afinal de contas, As regras são importantes. Um contrato é um acordo juridicamente vinculativo.
É bom compartilhar um documento para comentários de vários usuários. Ninguém pode se opor às vantagens do Google Docs na colaboração e às vantagens do Grammar nas melhorias de escrita sugeridas. Mas os editores mais experientes dirão isso quando você lê arquivos digitais. Você sentirá falta de algumas coisas que não sentiria falta em documentos em papel.
Parte do motivo é devido à fadiga ocular durante a leitura enquanto olha para um enorme retângulo de luz branca. Independentemente do motivo, Você não pode ignorar um ponto-chave.
Importante: Se você não quer perder nada, Por favor, imprima e leia.
Gerenciar documentos em papel
Com o tempo, Gerenciamento de arquivos e documentos (papel ou eletrônico) tornou-se complicado para as empresas. É um produto físico que ocupa espaço (seja um espaço de escritório valioso ou em um servidor).
Todos sabemos que os registros eletrônicos são necessários. No entanto, O papel ainda é tão importante como sempre - e não desaparecerá tão cedo.
Cada violação de dados de alto perfil desencadeia notícias negativas. Como o recente vazamento de mais de 140 milhões de registros de clientes da MGM Resorts. E muitas empresas vão querer saber…
Para muitas empresas, Manter um grande número de documentos em papel ainda é essencial. Enfrentando a gestão de um grande número de documentos em papel, A gestão automatizada e eficiente pode economizar muito os recursos da empresa.
Nossa maneira ideal é se podemos encontrar rapidamente a localização de documentos em papel por meio do gerenciamento eletrônico. E apresentá-los de forma visual. Para que possamos pegar e devolver rapidamente os arquivos em papel.
Então, existe tal solução?
A resposta é sim. Através do nosso sistema de gerenciamento de arquivos, você não só pode inserir convenientemente informações de arquivo. Marque e lembre quais arquivos podem ser destruídos devido à expiração. Você também pode encontrar rapidamente os arquivos necessários por meio do Etiquetas de luz LED.
