Faculdade de Medicina de Harvard (HMS) relatou que desde o lançamento da solução RFID para gerenciar sua 4,300 ativos, o tempo de inventário de ativos da faculdade foi reduzido por 75%, ao mesmo tempo que tem mais visibilidade sobre a localização de ativos de alto valor e garante que eles possam ser facilmente encontrados durante auditorias governamentais.
A solução RFID consiste em componentes, incluindo tags RFID RFID passivas afixadas em ativos, leitores portáteis, e aplicativos da Web radiante para armazenar e gerenciar dados. As informações de gerenciamento de ativos baseadas em RFID serão enviadas para os Ativos Fixos Oracle (OFA) sistema da Harvard Medical School.
Harvard Medical School tem aproximadamente 4,300 ativos de alto valor em sua 15,000 ativos fixos, incluindo servidores, Incubadoras, freezers médicos, Centrífugas, microscópios para pesquisa de DNA, e ciclotureiros térmicos. Jeff DiCiaccio, o diretor de compras estratégicas da faculdade, introduziu a implantação bem sucedida.
Faculdade de Medicina de Harvard
Quase metade desses ativos foram comprados com fundos externos, incluindo subvenções financiadas pelo governo e contratos, e a escola é responsável por garantir que esses ativos são infalíveis. Para garantir isso, Harvard Medical School envia um relatório de auditoria para Price Waterhouse uma vez por ano e realiza um inventário de ativos internos. Di Qiaggio disse: “Devemos cuidar bem dos ativos que usamos e comprar para pesquisa.”
Antes de implantar RFID, Harvard Medical School usou mão-de-obra manual para realizar inventário de ativos. Geralmente, cada ativo é inserido na plataforma Oracle Asset Workbench e atribuído um rótulo de código de barra impresso. Acompanhado por analistas financeiros de ativos fixos e Di Qiaggio, Gerentes de Operações de Pesquisa (ROM) carregava uma planilha do Microsoft Excel e caminhava por cada departamento ou laboratório para encontrar ativos. Cada departamento ou laboratório tem um número de série único.
Uma vez que não há nenhum scanner de código de barras disponível, eles usam seus olhos para confirmar os dados, compará-lo com as informações na sala dada na planilha, e escrever notas ou registrar as diferenças.
Se eles encontrarem quaisquer marcas de ativos que não estão listadas na planilha, eles devem procurá-lo no sistema OFA no computador para determinar a que departamento esses ativos pertencem. Em seguida, digite manualmente o resultado do inventário de ativos e carregue-o para o OFA. Este não é apenas um processo muito demorado, mas também pode causar danos a esses ativos de alto valor. Por exemplo, o Departamento de Neurobiologia da Harvard Medical School listou mais do que 800 ativos em uma planilha de 16 páginas.
Di Qiaggio realizará reuniões de ativos com os gestores de ativos departamentais, acompanhar a equipe de pesquisa de ativos através do laboratório e ajudá-los com o inventário de ativos. Este processo leva em média duas horas para encontrar 50 ativos. Di Qiaggio disse: “Tais processos manuais são ineficientes e insustentáveis porque os ativos da escola aumentam cerca de 1,000 itens a cada ano. Em vista disso,, temos que agir para encontrar alternativas.”
Por conseguinte, Harvard Medical School realizou uma licitação de dois meses para soluções de automação no verão de 2017, em seguida, avaliou as licitações e realizou uma segunda licitação antes de conceder o contrato. Depois de escolher a solução de Radiant, o colégio começou testes de campo em duas faculdades que voluntariamente participaram do teste: Biologia Celular e o Projeto de Ciência Terapêutica de Harvard. A faculdade de medicina supera os desafios da leitura cruzada na instalação dos leitores para garantir que eles não sejam capturados por salas adjacentes.
Esta solução foi posteriormente lançada em julho 2018, depois que levou Harvard Medical School 18 meses para rerotular ativos existentes e ativos recém-recebidos com tags RFID. Essas tags pré-encomendadas serão associadas a ativos específicos, e cada tag e seus ativos relacionados também serão vinculados a uma sala específica. Este rastreador de ativos virtuais baseado em nuvem (IVA) solução vem com um aplicativo móvel.
Quando os funcionários começam a contar, eles vão usar VAT2Go rodando no iPhone, entrar no prédio e na sala que eles estão entrando, digitalize o código de barras e leia a tag RFID. Depois que as tags são lidas, eles podem ver os resultados no aplicativo para confirmar que todos os ativos estão nos locais corretos, bem como falta e ativos extras na sala. Esses resultados são sincronizados com o aplicativo IVA2Go on-line, e os usuários podem baixá-los e gerar relatórios e enviá-los para ofa (OFA ainda é o sistema de registro de ativos fixos da Harvard Medical School).
Di Qiaggio disse: “Este aplicativo web nos permite fazer alterações individuais ou em larga escala carregando ou manualmente, como realocar ativos para outro local.” A Harvard Medical School também pode usar soluções RFID para eliminar os ativos da OFA no sistema de IVA e removê-los do sistema de IVA. Os benefícios da gestão RFID incluem inventário de ativos mais preciso e eficiente, o que significa que rom e gestores de ativos não têm que interromper sua pesquisa de ativos quando realizam um inventário com eles. O processo real de inventário de ativos também é menos destrutivo do que manual.
A implantação desta tecnologia também encontrou algumas reviravoltas, e o financiamento é um desafio importante para retardar o processo de projeto. Alguns membros deixaram o projeto e mudaram para outros empregos, e a epidemia COVID-19 fez com que a escola fechasse em março 2020, permitindo apenas a equipe necessária para entrar. Na verdade, Di Qiaggio não conseguiu chegar à cena, então ele enviou o rótulo para Sophia Xu, um analista financeiro de ativos fixos na Harvard Medical School, que pode continuar a marcar, contar ativos, e atualizar OFA no campus.
Di Qiaggio disse que desde que o sistema entrou em operação, a escola só realizou um inventário patrimonial devido à epidemia. Isto é, os resultados deste inventário provam que o sistema RFID pode economizar tempo. Uma das vantagens do RFID é que, independentemente de esses ativos pertencer ao Departamento de Biologia Celular, o Departamento de Neurobiologia, ou mesmo outra escola de Harvard na área de Cambridge, A RFID pode ler todos os ativos da sala sem ter que comparar informações de ativos para cada departamento ou laboratório.
A auditoria conduzida pela PricewaterhouseCoopers não precisa ler tags RFID, mas o RFID fornece o suporte de dados necessário para a auditoria, para que a escola possa encontrar quaisquer ativos selecionados para auditoria e garantir que ele esteja prontamente disponível quando o auditor chegar. Hoje, também inclui auditorias virtuais em reuniões do Microsoft Teams.
No futuro, Di Qiaggio espera que a tecnologia RFID possa trazer benefícios para outras mudanças, como a renovação de espaços de laboratório. O leitor RFID pode digitalizar os itens antes que a sala seja reformada, e, em seguida, digitalizar novamente quando os itens são movidos para a sala recém-renovada para evitar que os itens sejam perdidos.
Outro benefício é a capacidade de usar o leitor para procurar tags RFID no modo contador Geiger para localizar ativos perdidos. Di Qiaggio lembrou acidentalmente ler o rótulo de uma centrífuga refrigerada invisível em 2019. “Eu estava escaneando na época, mas eu não podia vê-lo a olho nu. Quando eu movi o leitor mais perto da fonte de sinal, Encontrei esse recurso em uma gaveta de madeira.. Se não houver RFID, Eu poderia pensar que este ativo foi perdido. Roubado ou descartado. Com RFID, Eu posso ver ativos intangíveis.”
Além da Faculdade de Medicina de Harvard (HMS), Os sistemas RFID são atualmente implementados ou colocados em uso na Faculdade de Artes e Ciências da Universidade de Harvard (FAS), Escola de Engenharia e Ciências Aplicadas (MARES) e Instituto Wyss (Instituto Wyss). De acordo com Di Qiaggio, Wyss completou a marcação RFID de todos os ativos antigos, enquanto FAS e SEAS estão agora marcando aproximadamente 8,000 ativos. As quatro faculdades têm um total de cerca de 100 Edifícios, e cada edifício contém ativos.
