Важно ли управление физическими записями? Исчезли ли бумажные документы? Нужно ли компании по-прежнему управлять бумажными документами?
Хотя тенденция безбумажной бумаги становится все более очевидной.. Безбумажный документооборот также имеет много преимуществ, например, охрана окружающей среды и простой поиск информации.
Однако, будь то в офисе или домашнем офисе, Бумага по-прежнему является важной частью нашей работы и жизни.
В своей работе мы до сих пор активно используем многие бумажные документы по физическому делопроизводству. И почему так?
Очевидно, Хакеры могут скачать миллиарды файлов за несколько минут. Но они не так легко получат ваши бумажные документы.
Так, Значит ли это, что бумажные документы лучше?
По крайней мере, для следующих целей, Ответ положительный.
Юридические и финансовые документы
Отделы юридических и финансовых услуг Всегда хотим сохранить физическое управление записями оригиналы рукописных подписей документов. Обычно эти страницы с подписями прилагаются к большому количеству сопроводительных страниц. Это быстро займет много места для сохранения этих файлов, Но оно того стоит.
Сохраните эти чернильные подписи и бумажные документы с печатью для последующей проверки и предотвращения споров.
Личные заметки
Многие руководители и сотрудники полагаются на блокноты и блокноты. Они портативны, прост в использовании, и не требуют батареек. Некоторые люди позже вносят информацию в свои личные ноутбуки. Но другие оставляют их в чернилах на странице навсегда. В этом случае, Вы всегда должны сохранять эти заметки для последующего использования. Джерри Сайнфелд, Самый богатый актер в мире, сохранил каждый клочок бумаги, на котором когда-либо писал шутки.
Важные: Бумага — это ценный способ делать личные заметки, пожалуйста, сохраните их!
Документы о процессе приема на работу
Многие организации распечатывают резюме соискателя и копию резюме, чтобы комитет по набору персонала мог сделать заметки. Эти заметки впоследствии могут быть объединены в огромную таблицу управления персоналом, чтобы зафиксировать основные причины. Почему кандидат X был выбран или не выбран в процессе кандидата.
Угадайте, что? Такая информация должна быть сохранена на случай, если заявитель решит подать жалобу из-за того, что он не был выбран. Это также относится к заметкам, сделанным во время фактического собеседования с кандидатом. Провалить собеседование достаточно сложно для уволенного человека. Если интервьюер пытается дать ответ, печатая на ноутбуке, это слишком много.
Сделайте им одолжение. Используйте бумагу.
Сохраните все на случай, если на вас подадут в суд!
Мозговой штурм
Как насчет тех больших марафонов мозгового штурма, которые бросают новые идеи, как конфетти на свадьбе? Эти свободные встречи обычно лучше всего проводить с ручкой и бумагой.
Если вашей команде нравится использовать доску, Пожалуйста, сделайте снимок, прежде чем стирать доску. Найдите того, кто напечатает те многомиллионные концепции, которые были наспех написаны на маркере. Если необходимо распечатать их для последующей раздачи команде, тогда сделайте это!
Ключевой момент: Бумага – самый быстрый и удобный способ запечатлеть гениальные идеи.
Календарь
Многие сотрудники используют онлайн-календари или приложения для смартфонов, чтобы отслеживать встречи. Но многие сотрудники используют портативные книжные календари, чтобы лучше отслеживать время. Или заведите огромный настенный календарь для личного учета времени.
Проблема в том, что, Это все записи, которые вы, возможно, захотите сохранить. Многие люди просматривают свои календари, чтобы увидеть даты встреч или встреч. Со временем, Даже эти большие календари будут сложены и заархивированы.
Важные: Пожалуйста, сохраняйте важные заметки и даты.
Политики и рекомендации для сотрудников
При чтении, 79% людей склонны сканировать текст на экране вместо того, чтобы читать его на самом деле. Если они обязательно должны прочитать, Исследования показывают, что их скорость чтения составляет 25% Медленнее.
Это говорит о том, что физические документы по управлению документами, такие как политики сотрудников, Руководящие принципы, и учебные материалы должны быть доступны для чтения в автономном режиме. Сотрудники, которым нужно сесть и по-настоящему понять нюанс или деталь, могут упустить это при просмотре веб-страниц. Но дайте им папку с выделенной страницей, и они его прочитают более внимательно. Особенно, если они могут унести его со своего стола и могут быть одни в комнате с пакетом закусок, мешающих чтению слов.
Ключевой момент: Люди охотнее читают на бумаге, чем на ЖК-экранах.
Проект договора
Независимо от того, находится ли ваша компания на стадии разработки новых контрактов или на стадии разработки долгосрочных юридических условий. Предоставление печатной версии имеет смысл для всех редакторов и рецензентов. В конце концов, Правила важны. Договор является юридически обязывающим соглашением.
Хорошо иметь общий доступ к документу для комментариев нескольких пользователей. Никто не может возразить против преимуществ Google Docs в совместной работе и преимуществ Grammar в предлагаемых улучшениях письма. Но большинство опытных редакторов скажут вам это, когда вы читаете цифровые файлы. Вы пропустите некоторые вещи, которые не пропустили бы в бумажных документах.
Отчасти причина заключается в усталости глаз во время чтения, глядя на огромный прямоугольник белого света. Независимо от причины, Нельзя игнорировать ключевой момент.
Важные: Если вы не хотите ничего пропустить, Пожалуйста, распечатайте его и прочтите.
Управление бумажными документами
Со временем, Управление файлами и документами (бумажные или электронные) стал громоздким для компаний. Это физический продукт, который занимает место (будь то ценное офисное помещение или сервер).
Все мы знаем, что электронные записи необходимы. Тем не менее, Бумага по-прежнему важна как никогда, и она не исчезнет в ближайшее время.
Каждая громкая утечка данных вызывает негативные новости. Например, недавняя утечка более чем 140 миллионов записей о клиентах MGM Resorts. И многие компании захотят об этом знать…
Для многих компаний, Хранение большого количества бумажных документов по-прежнему имеет важное значение. Столкновение с управлением большим количеством бумажных документов, Автоматизированное и эффективное управление может значительно сэкономить ресурсы компании.
Наш идеальный способ – это то, сможем ли мы быстро найти местонахождение бумажных документов с помощью электронного управления. И представить их в наглядной форме. Чтобы мы могли быстро взять и вернуть бумажные файлы.
Так есть ли такое решение?
Ответ положительный. Через нашу систему управления архивом, Вы можете не только удобно вносить архивную информацию. Отмечайте и напоминайте, какие архивы могут быть уничтожены из-за истечения срока действия. Вы также можете быстро найти нужные вам архивы через Светодиодные световые метки.
