Fiziksel kayıt yönetimi önemli mi? Kağıt belgeler kayboldu mu?? Şirketin hala kağıt belgeleri yönetmesi gerekiyor mu??
Kağıtsız trend giderek daha belirgin hale gelse de. Paperless ayrıca birçok avantaj sunar, çevre koruma ve kolay bilgi arama gibi.
Ancak, ister ofiste ister ev ofisinde, kağıt hala işimizin ve hayatımızın önemli bir parçasıdır.
Çalışmalarımızda hala birçok fiziksel kayıt yönetimi kağıt belgesini yoğun olarak kullanıyoruz. Ve bu neden.?
Açıkçası, bilgisayar korsanları birkaç dakika içinde milyarlarca dosya indirebilir. Ama kağıt belgelerinizi bu kadar kolay alamazlar..
Yani, Bu kağıt belgelerin daha iyi olduğu anlamına mı gelir??
En azından aşağıdaki kullanımlar için, cevap evet.
Yasal ve mali belgeler
Hukuk ve finansal hizmetler departmanları Her zaman fiziksel kayıt yönetimi özgün mürekkep imza belgelerini tutmak istiyorum. Genellikle bu imza sayfaları çok sayıda ekli sayfaya eklenir. Bu, bu dosyaları kaydetmek için hızlı bir şekilde çok yer kaplar, ama buna değer.
Gelecekteki doğrulama için bu mürekkep imzalarını ve damgalı kağıt belgeleri saklayın ve anlaşmazlıklardan kaçının.
Kişisel notlar
Birçok yönetici ve çalışan dizüstü bilgisayarlara ve not defterlerine güveniyor. Taşınabilirler, kullanımı kolay, ve pil gerektirmez. Bazı kişiler bilgileri daha sonra kişisel dizüstü bilgisayarlarına girer. Ama diğerleri onları sonsuza dek sayfadaki mürekkepte bırakır.. Bu durumda, Bu notları daha sonra kullanmak üzere her zaman saklamalısınız. Jerry Seinfeld, dünyanın en zengin aktörü, şaka yazdığı her kağıdı saklamış..
Önemli: Kağıt kişisel not almanın değerli bir yoludur, lütfen onları saklayın!
İşe alım süreci belgeleri
Birçok kuruluş, işe alım komitesinin not alması için başvuru sahibinin özgeçmişini ve özgeçmişinin bir kopyasını yazdırır.. Bu notlar daha sonra temel nedenleri yakalamak için büyük bir insan kaynakları elektronik tablosuna birleştirilebilir. Aday sürecinde neden X adayı seçildi veya seçilmedi?.
Bil bakalım ne oldu?? Bu tür bilgiler, başvuru sahibinin seçilmediği için şikayet etmeye karar vermesi durumunda saklanmalıdır.. Bu, gerçek aday görüşmesi sırasında alınan notlar için de geçerlidir.. Mülakatı geçememak kovulan kişi için yeterince zor.. Görüşmeci dizüstü bilgisayara yazarak bir cevap vermeye çalışırsa, bu çok fazla.
Onlara bir iyilik yap.. Kağıt kullanma.
Dava açılırsa diye her şeyi sakla.!
Beyin fırtınası oturumu
Düğünde konfeti gibi yeni fikirler atan büyük beyin fırtınası maratonlarına ne dersin?? Bu serbest çark toplantıları genellikle en iyi kalem ve kağıt ile yapılır.
Ekibiniz beyaz tahtayı kullanmayı seviyorsa, lütfen beyaz tahtayı silmeden önce fotoğraf çekin. Bir işaretleyiciye aceleyle yazılmış multimilyon dolarlık kavramları yazacak birini bulun.. Takıma daha sonra dağıtılmak üzere yazdırmak gerekiyorsa, o zaman yap!
Anahtar nokta: Kağıt, parlak fikirleri yakalamanın en hızlı ve en uygun yoludur.
Takvim
Birçok çalışan randevuları takip etmek için çevrimiçi takvimler veya akıllı telefon uygulamaları kullanır. Ancak birçok çalışan zamanı daha iyi izlemek için taşınabilir kitap takvimleri kullanır. Veya yüz yüze zaman yönetimi için büyük bir duvar takvimi tutun.
Sorun şu ki., Bunlar saklamak isteyebileceğiniz tüm kayıtlardır. Birçok kişi toplantı veya randevu tarihlerini görmek için takvimlerini gözden geçirecek. Zamanla, bu büyük takvimler bile katlanacak ve arşivlenecek.
Önemli: Lütfen önemli notları ve tarihleri saklayın.
Çalışan politikaları ve rehberlik
Okurken, 79% kişilerden bazıları metni gerçekten okumak yerine ekranda tarama eğilimindedir. Eğer kesinlikle okumaları gerekiyorsa, araştırmalar, okuma hızlarının 25% Yavaş.
Bu, çalışan ilkeleri gibi fiziksel kayıt yönetimi belge türlerini önerir, Yönerge -leri, ve eğitim materyalleri çevrimdışı okuma için kullanılabilir olmalıdır. Oturup bir nüansı veya ayrıntıyı gerçekten anlaması gereken çalışanlar web'de gezinirken bunu kaçırabilir. Ama onlara vurgulanmış bir sayfa içeren bir cilt verin, ve daha ayrıntılı okuyacaklar. Özellikle masalarından alabilirlerse ve bir paket atıştırmalıkla bir odada yalnız olabilirlerse kelimelerin okunmasına müdahale etmek.
Anahtar nokta: İnsanlar LCD ekranlardan daha çok kağıt okumaya istekli.
Taslak sözleşme
Şirketinizin bazı yeni sözleşmelerin hazırlanması aşamasında mı yoksa bazı uzun yasal hüküm ve koşulların hazırlanması aşamasında mı olduğu. Tüm editörler ve hakemler için basılı bir sürüm sağlamak için ödeme yapar. Sonuç olarak, kurallar önemlidir. Sözleşme yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir.
Birden çok kullanıcının yorumları için bir belge paylaşmak iyidir. Hiç kimse google dokümanların işbirliği içinde avantajlarına ve Grammar'in önerilen yazma iyileştirmelerindeki avantajlarına itirazamaz. Ancak çoğu deneyimli editör, dijital dosyaları okuduğunuzda size bunu söyleyecektir.. Kağıt belgelerde kaçırmayacağınız bazı şeyleri kaçıracaksınız.
Bunun bir nedeni, büyük bir beyaz ışık dikdörtgenine bakarken okurken göz yorgunluğundan kaynaklanmaktadır.. Nedeni ne olursa olsun, önemli bir noktayı göz ardı edemezsiniz.
Önemli: Eğer bir şey kaçırmak istemiyorsan., lütfen yazdırın ve okuyun.
Kağıt belgeleri yönetme
Zamanla, dosya ve belgeleri yönetme (kağıt veya elektronik) şirketler için hantal hale geldi. Yer kaplayan fiziksel bir üründür (değerli ofis alanı veya sunucuda olsun).
Hepimiz elektronik kayıtların gerekli olduğunu biliyoruz.. Yine de, kağıt hala her zamanki kadar önemlidir ve yakın zamanda kaybolmayacaktır.
Her yüksek profilli veri ihlali olumsuz haberleri tetikler. Son zamanlarda daha fazla sızıntı gibi 140 milyon MGM Resorts müşteri kaydı. Ve birçok şirket bilmek isteyecektir.…
Birçok şirket için, çok sayıda kağıt belge tutmak hala önemlidir. Çok sayıda kağıt belgenin yönetimiyle yüzleşmek, otomatik ve verimli yönetim, şirket kaynaklarından büyük ölçüde tasarruf sağlayabilir.
İdeal yolumuz, elektronik yönetim yoluyla kağıt belgelerin yerini hızlı bir şekilde bulup bulamayacağımızdır.. Ve onları görsel bir formda sun.. Böylece kağıt dosyaları hızlı bir şekilde alıp iade edebiliriz..
Böyle bir çözüm var mı??
Cevap evet.. Arşiv yönetim sistemimiz aracılığıyla, Arşiv bilgilerini yalnızca uygun bir şekilde giremezsiniz. Son kullanma tarihi nedeniyle hangi arşivlerin yok edilebileceğini işaretleyin ve hatırlat. ayrıca ihtiyacınız olan arşivleri LED ışık etiketleri.
