Escuela de Medicina de Harvard (HMS) informó que desde el lanzamiento de la solución RFID para administrar su 4,300 activos, El tiempo de inventario de activos de la universidad se ha reducido en 75%, mientras que al mismo tiempo tiene más visibilidad de la ubicación de los activos de alto valor y garantiza que se puedan encontrar fácilmente durante las auditorías gubernamentales..
La solución RFID consta de componentes que incluyen etiquetas RFID UHF pasivas fijadas a los activos, lectores de mano, y aplicaciones Radiant Web para almacenar y administrar datos. La información de gestión de activos basada en RFID se cargará en Oracle Fixed Assets (OFA) sistema de la Escuela de Medicina de Harvard.
La Escuela de Medicina de Harvard tiene aproximadamente 4,300 activos de alto valor en su 15,000 activos fijos, incluyendo servidores, incubadoras, congeladores médicos, Centrifugadoras, microscopios para la investigación del ADN, y termocicladores. Jeff DiCiaccio, el director de compras estratégicas del colegio, introdujo la implementación correcta.
Escuela de Medicina de Harvard
Casi la mitad de estos activos fueron comprados con fondos externos, incluidas las subvenciones y contratos financiados por el gobierno, y la escuela es responsable de garantizar que estos activos sean infalibles.. Para garantizar esto, La Escuela de Medicina de Harvard presenta un informe de auditoría a Price Waterhouse una vez al año y realiza un inventario interno de activos. Di Qiaggio dijo: “Debemos cuidar bien los activos que usamos y compramos para la investigación.”
Antes de implementar RFID, La Escuela de Medicina de Harvard utilizó el trabajo manual para realizar el inventario de activos. Generalmente, Cada activo se introduce en la plataforma Oracle Asset Workbench y se le asigna una etiqueta de código de barras impresa. Acompañado por analistas financieros de activos fijos y Di Qiaggio, Gerentes de Operaciones de Investigación (ROM) llevaba una hoja de cálculo de Microsoft Excel y recorría cada departamento o laboratorio para encontrar activos. Cada departamento o laboratorio tiene un número de serie único.
Dado que no hay un escáner de código de barras disponible, usan sus ojos para confirmar los datos, compáralo con la información de la habitación dada en la hoja de cálculo, y escribe notas o registra las diferencias.
Si encuentran alguna etiqueta de activo que no aparece en la hoja de cálculo, deben buscarlo en el sistema OFA en el equipo para determinar a qué departamento pertenecen estos activos. Luego ingrese manualmente el resultado del inventario de activos y cárguelo en OFA. Este no es solo un proceso que consume mucho tiempo., pero también puede causar daños a esos activos de alto valor. Por ejemplo, el Departamento de Neurobiología de la Escuela de Medicina de Harvard enumeró más de 800 activos en una hoja de cálculo de 16 páginas.
Di Qiaggio mantendrá reuniones de activos con los gestores de activos departamentales, acompañar al equipo de investigación de activos a través del laboratorio y ayudarlos con el inventario de activos. Este proceso tarda un promedio de dos horas en encontrarse. 50 activos. Di Qiaggio dijo: “Tales procesos manuales son ineficientes e insostenibles porque los activos de la escuela aumentan en aproximadamente 1,000 artículos cada año. En vista de esto, tenemos que tomar medidas para encontrar alternativas.”
Por lo tanto, La Escuela de Medicina de Harvard realizó una licitación de dos meses para soluciones de automatización en el verano de 2017, luego evaluó las ofertas y realizó una segunda licitación antes de adjudicar el contrato.. Después de elegir la solución de Radiant, la universidad comenzó las pruebas de campo en dos facultades que participaron voluntariamente en la prueba.: Biología Celular y el Proyecto de Ciencia Terapéutica de Harvard. La escuela de medicina supera los desafíos de la lectura cruzada en la instalación de lectores para garantizar que no sean capturados por salas adyacentes.
Esta solución se lanzó posteriormente en julio. 2018, después de lo cual tomó la Escuela de Medicina de Harvard 18 meses para volver a etiquetar los activos existentes y los activos recién recibidos con etiquetas RFID. Estas etiquetas reservadas se asociarán con activos específicos, y cada etiqueta y sus activos relacionados también se vincularán a una sala específica. Este rastreador de activos virtual basado en la nube (IVA) La solución viene con una aplicación móvil.
Cuando los empleados comienzan a contar, usarán VAT2Go ejecutándose en el iPhone, entrar en el edificio y en la habitación en la que están entrando, escanear el código de barras y leer la etiqueta RFID. Después de leer las etiquetas, Pueden ver los resultados en la aplicación para confirmar que todos los activos están en las ubicaciones correctas, así como activos faltantes y adicionales en la habitación. Estos resultados se sincronizan con la aplicación en línea VAT2Go, y los usuarios pueden descargarlos y generar informes y subirlos a OFA (OFA sigue siendo el sistema de registro de activos fijos de la Escuela de Medicina de Harvard).
Di Qiaggio dijo: “Esta aplicación web nos permite realizar cambios individuales o a gran escala mediante la carga o manualmente, como la reasignación de activos a otra ubicación.” La Escuela de Medicina de Harvard también puede usar soluciones RFID para desechar algunos activos de OFA en el sistema de IVA y eliminarlos del sistema de IVA. Los beneficios de la gestión RFID incluyen un inventario de activos más preciso y eficiente, lo que significa que los gestores de ROM y activos no tienen que interrumpir su investigación de activos cuando realizan un inventario con ellos.. El proceso de inventario de activos real también es menos destructivo que el manual.
El despliegue de esta tecnología también ha encontrado algunos giros y vueltas., y la financiación es un reto importante para ralentizar el proceso del proyecto. Algunos miembros abandonaron el proyecto y cambiaron a otros trabajos, y la epidemia de COVID-19 provocó el cierre de la escuela en marzo 2020, permitir que solo entre el personal necesario. En realidad, El propio Di Qiaggio no pudo llegar a la escena, así que envió la etiqueta por correo a Sophia Xu, analista financiero de activos fijos en la Escuela de Medicina de Harvard, quién puede seguir marcando, contar activos, y actualizar OFA en el campus.
Di Qiaggio dijo que desde que el sistema se puso en marcha, la escuela solo ha realizado un inventario de activos debido a la epidemia. Es decir, Los resultados de este inventario demuestran que el sistema RFID puede ahorrar tiempo. Una de las ventajas de RFID es que independientemente de si estos activos pertenecen al Departamento de Biología Celular., el Departamento de Neurobiología, o incluso otra escuela de Harvard en el área de Cambridge, RFID puede leer todos los activos en la sala sin tener que comparar la información de activos para cada departamento o laboratorio.
La auditoría realizada por PricewaterhouseCoopers no necesita leer etiquetas RFID, pero RFID proporciona la compatibilidad de datos necesaria para la auditoría, para que la escuela pueda encontrar los activos seleccionados para la auditoría y garantizar que esté disponible cuando llegue el auditor.. Hoy, También incluye auditorías virtuales en las reuniones de Microsoft Teams.
En el futuro, Di Qiaggio espera que la tecnología RFID pueda aportar beneficios a otros cambios, como la renovación de espacios de laboratorio. El lector RFID puede escanear los artículos antes de que se renueve la habitación, y, a continuación, vuelva a escanear cuando los artículos se trasladen a la habitación recién renovada para evitar que se pierdan los artículos.
Otro beneficio es la capacidad de usar el lector para buscar etiquetas RFID en modo contador Geiger para localizar activos perdidos. Di Qiaggio recordó haber leído accidentalmente la etiqueta de una centrífuga refrigerada invisible en 2019. “Estaba escaneando en ese momento, pero no podía verlo a simple vista. Cuando acerqué el lector a la fuente de señal, Encontré este activo en un cajón de madera. Si no hay RFID, Podría pensar que este activo se ha perdido. Robado o descartado. Con RFID, Puedo ver activos intangibles.”
Además de la Escuela de Medicina de Harvard (HMS), Los sistemas RFID se implementan actualmente o se ponen en uso en la Facultad de Artes y Ciencias de la Universidad de Harvard. (FAS), Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas (MARES) y el Instituto Wyss (Instituto Wyss). Según Di Qiaggio, Wyss ha completado el etiquetado RFID de todos los activos antiguos, mientras que FAS y SEAS ahora están etiquetando aproximadamente 8,000 activos. Las cuatro universidades tienen un total de aproximadamente 100 Edificios, y cada edificio contiene activos.
