בית הספר לרפואה של הרווארד (HMS) דיווח כי מאז השקת פתרון RFID לניהול שלה 4,300 נכסים, זמן מלאי הנכסים של המכללה צומצם על ידי 75%, בעוד באותו זמן יש לו יותר נראות למיקום של נכסים בעלי ערך גבוה ומבטיח שהם ניתן למצוא בקלות במהלך ביקורות ממשלתיות.
פתרון RFID מורכב מרכיבים כולל תגי RFID UHF פסיביים המודבקים לנכסים, קוראי כף יד, ויישומי אינטרנט קורנים לאחסון וניהול נתונים. מידע על ניהול נכסים מבוסס RFID יועלה לרכוש הקבוע של אורקל (אופא) מערכת בית הספר לרפואה של הרווארד.
בית הספר לרפואה של הרווארד יש בערך 4,300 נכסים בעלי ערך גבוה בנכסים שלה 15,000 רכוש קבוע, כולל שרתים, אינקובטורים, מקפיאים רפואיים, צנטריפוגות, מיקרוסקופים לחקר DNA, ורוכי אופניים תרמיים. ג'ף דיצ'אצ'יו, מנהל הרכש האסטרטגי של המכללה, הציג את הפריסה המוצלחת.
בית הספר לרפואה של הרווארד
כמעט מחצית מנכסים אלה נרכשו בקרנות חיצוניות, כולל מענקים וחוזים במימון ממשלתי, בית הספר אחראי להבטיח כי נכסים אלה הם חסיני תקלות. כדי להבטיח זאת, בית הספר לרפואה של הרווארד מגיש דו"ח ביקורת לפייס ווטרהאוס פעם בשנה ועורך מלאי נכסים פנימי. די צ'איאג'יו אמר: “אנחנו חייבים לטפל היטב בנכסים שאנחנו משתמשים בהם ולקנות למחקר.”
לפני פריסת RFID, בית הספר לרפואה של הרווארד השתמש בעבודות כפיים כדי לבצע מלאי נכסים. בדרך כלל, כל נכס מוזן לפלטפורמת שולחן העבודה של Oracle Asset ומוקצה לו תווית ברקוד מודפסת. בליווי אנליסטים פיננסיים של רכוש קבוע ודי צ'איאג'יו, מנהלי תפעול מחקר (ROM) נשא גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel ועבר בכל מחלקה או מעבדה כדי למצוא נכסים. לכל מחלקה או מעבדה יש מספר סידורי ייחודי.
מכיוון שאין סורק ברקוד זמין, הם משתמשים בעיניהם כדי לאשר את הנתונים, השווה אותו למידע בחדר הנתון בגיליון האלקטרוני, ולכתוב הערות או לרשום את ההבדלים.
אם הם נתקלים בתגי נכסים שאינם רשומים בגיליון האלקטרוני, הם חייבים לחפש את זה במערכת OFA במחשב כדי לקבוע לאיזה מחלקה נכסים אלה שייכים. לאחר מכן הזן באופן ידני את התוצאה של מלאי הנכסים והעלה אותו ל- OFA. זה לא רק תהליך שגוזל זמן רב, אבל זה גם עלול לגרום נזק לאותם נכסים בעלי ערך גבוה. לדוגמה, המחלקה לנוירוביולוגיה בבית הספר לרפואה של הרווארד רשמה יותר מ 800 נכסים בגיליון אלקטרוני בן 16 עמודים.
די קיאג'יו יקיים פגישות נכסים עם מנהלי הנכסים המחלקתיים, ללוות את צוות מחקר הנכסים דרך המעבדה ולעזור להם עם מלאי הנכסים. תהליך זה לוקח בממוצע שעתיים למצוא 50 נכסים. די צ'איאג'יו אמר: “תהליכים ידניים כאלה אינם יעילים ולא ברי קיימא מכיוון שנכסי בית הספר גדלים בכ- 1,000 פריטים מדי שנה. לאור זאת, אנחנו צריכים לנקוט בפעולה כדי למצוא חלופות.”
לכן, בית הספר לרפואה של הרווארד ערך הצעה של חודשיים לפתרונות אוטומציה בקיץ של 2017, לאחר מכן העריך את ההצעות וניהל הצעה שנייה לפני מתן החוזה. לאחר בחירת הפתרון של Radiant, המכללה החלה בניסויי שדה בשתי פקולטות שהשתתפו בהתנדבות בבחינה: ביולוגיה של התא והפרויקט למדעים טיפוליים בהרווארד. בית הספר לרפואה מתגבר על האתגרים של הצלבת קריאה בהתקנת הקוראים כדי להבטיח שהם לא יתפסו על ידי חדרים סמוכים.
פתרון זה הושק לאחר מכן ביולי 2018, לאחר מכן הוא לקח את בית הספר לרפואה של הרווארד 18 חודשים לתה מחדש של נכסים קיימים ונכסים חדשים שהתקבלו עם תגי RFID. תגים אלה שהוזמנו מראש ישויכו לנכסים ספציפיים, וכל תג ונכסיו הקשורים אליו יהיו מקושרים גם לחדר מסוים. עוקב אחר נכסים וירטואליים מבוסס ענן זה (מע מ) הפתרון מגיע עם יישום נייד.
כאשר עובדים מתחילים לספור, הם ישתמשו ב- VAT2Go פועל ב- iPhone, היכנסו לבניין ולחדר אליו הם נכנסים., לסרוק את הברקוד ולקרוא את תג RFID. לאחר קריאת התגים, הם יכולים להציג את התוצאות באפליקציה כדי לאשר שכל הנכסים נמצאים במיקומים הנכונים, כמו גם נכסים חסרים ותוספת בחדר. תוצאות אלה מסונכרנות עם יישום VAT2Go המקוון, ומשתמשים יכולים להוריד אותם וליצור דוחות ולהעלות אותם ל- OFA (OFA היא עדיין מערכת הרשומות של רכוש קבוע של בית הספר לרפואה של הרווארד).
די צ'איאג'יו אמר: “יישום אינטרנט זה מאפשר לנו לבצע שינויים בודדים או בקנה מידה גדול על-ידי העלאה או באופן ידני, כגון הקצאה מחדש של נכסים למיקום אחר.” בית הספר לרפואה של הרווארד יכול גם להשתמש בפתרונות RFID כדי לגרד כמה נכסים במערכת המע"מ ולהסיר אותם ממערכת המע"מ. היתרונות של ניהול RFID כוללים מלאי נכסים מדויק ויעיל יותר, מה שאומר שמנהלי ROM ונכסים לא צריכים להפריע למחקר הנכסים שלהם כאשר הם מבצעים מלאי איתם. תהליך מלאי הנכסים בפועל הוא גם פחות הרסני מאשר ידני.
הפריסה של טכנולוגיה זו נתקלה גם כמה פיתולים ופניות, ומימון הוא אתגר חשוב להאטת תהליך הפרויקט. חלק מהחברים עזבו את הפרוייקט ועברו למשרות אחרות, ומגפת COVID-19 גרמה לבית הספר להיסגר במרץ 2020, מתן אפשרות רק לצוות הדרוש להיכנס. למעשה, די צ'איאג'יו עצמו לא הצליח להגיע לזירה, אז הוא שלח את התווית לסופיה שו, אנליסט פיננסי בעל רכוש קבוע בבית הספר לרפואה של הרווארד, שיכולים להמשיך לסמן, ספירת נכסים, ועדכון OFA בקמפוס.
די צ'יג'יו אמר שמאז שהמערכת עלתה לאוויר, בית הספר ערך מלאי נכסים רק בשל המגיפה. כלומר, התוצאות של מלאי זה מוכיחות שמערכת RFID יכולה לחסוך זמן. אחד היתרונות של RFID הוא כי ללא קשר אם נכסים אלה שייכים למחלקה לביולוגיה של התא, המחלקה לנוירוביולוגיה, או אפילו בית ספר אחר של הרווארד באזור קיימברידג', RFID יכול לקרוא את כל הנכסים בחדר מבלי להשוות מידע נכס עבור כל מחלקה או מעבדה.
הביקורת שנערכה על ידי PricewaterhouseCoopers אינה צריכה לקרוא תגי RFID, אך RFID מספק את התמיכה בנתונים הנדרשת עבור הביקורת, כך שבית הספר יוכל למצוא את כל הנכסים שנבחרו לביקורת ולוודא שהוא זמין כאשר המבקר מגיע. היום, הוא כולל גם ביקורות וירטואליות בפגישות Microsoft Teams.
בעתיד, די צ'איאג'יו מקווה שטכנולוגיית RFID תוכל להביא יתרונות לשינויים אחרים, כגון שיפוץ חללי מעבדה. קורא RFID יכול לסרוק את הפריטים לפני שהחדר משופץ, ולאחר מכן לסרוק שוב כאשר הפריטים מועברים לחדר ששופץ לאחרונה כדי למנוע את אובדן הפריטים.
יתרון נוסף הוא היכולת להשתמש בקורא כדי לחפש תגי RFID במצב מונה גייגר כדי לאתר נכסים אבודים. די צ'איאג'יו נזכר שקרא בטעות את התווית של צנטריפוגה בקירור בלתי נראית 2019. “סרקתי בזמנו., אבל לא יכולתי לראות את זה בעין בלתי. כשהקרבתי את הקורא למקור האות, מצאתי את הנכס הזה במגירת עץ.. אם אין RFID, אני חושב שנכס זה אבד.. נגנב או הושלך. עם ה-RFID, אני רואה נכסים לא מוחשיים.”
בנוסף לבית הספר לרפואה של הרווארד (HMS), מערכות RFID מיושמות כיום או בשימוש בפקולטה לאמנויות ומדעים באוניברסיטת הרווארד (FAS), בית הספר להנדסה ומדעים שימושיים (הימים) ומכון ביס (מכון יס). לדברי די צ'איאג'יו, גייס השלימה את תיוג ה-RFID של כל הנכסים הישנים, בעוד FAS וים עכשיו תיוג כ 8,000 נכסים. בארבע המכללות יש בסך הכל כ 100 בניינים, וכל בניין מכיל נכסים.
