Гарвардская медицинская школа (ГМС) сообщается, что с момента запуска RFID-решения для управления 4,300 активы, время инвентаризации имущества колледжа было сокращено на 75%, в то же время он имеет большую видимость местоположения дорогостоящих активов и гарантирует, что их можно легко найти во время государственных аудитов..
Решение RFID состоит из компонентов, включая пассивные UHF RFID-метки, прикрепленные к активам, портативные считыватели, и веб-приложения Radiant для хранения данных и управления ими. Информация об управлении активами на основе RFID будет загружаться в Oracle Fixed Assets (ОФФА) система Гарвардской медицинской школы.
Гарвардская медицинская школа имеет приблизительно 4,300 высокоценные активы в его 15,000 основные средства, включая серверы, Инкубаторы, медицинские морозильные камеры, Центрифуги, микроскопы для исследования ДНК, и термоциклеры. Джефф ДиЧиаччо, директор по стратегическим закупкам колледжа, Представлено успешное развертывание.
Гарвардская медицинская школа
Почти половина этих активов была приобретена за счет внешних средств., включая финансируемые государством гранты и контракты, и школа несет ответственность за обеспечение того, чтобы эти активы были надежными. Для обеспечения этого, Гарвардская медицинская школа представляет аудиторский отчет в Price Waterhouse один раз в год и проводит внутреннюю инвентаризацию активов.. Ди Цяджо сказал: “Мы должны хорошо заботиться об активах, которые мы используем и покупаем для исследований.”
Перед развертыванием RFID, Гарвардская медицинская школа использовала ручной труд для инвентаризации активов. Обычно, Каждый актив вводится в платформу Oracle Asset Workbench и ему присваивается печатная наклейка со штрих-кодом. В сопровождении финансовых аналитиков по основным средствам и Ди Кьяджо, Менеджеры по научно-исследовательским операциям (ROM) разнес электронную таблицу Microsoft Excel и прошелся по каждому отделу или лаборатории, чтобы найти ресурсы. Каждое отделение или лаборатория имеет уникальный серийный номер.
Так как нет сканера штрих-кодов, они используют свои глаза для подтверждения данных, сравните его с информацией в данной комнате в электронной таблице, и пишите заметки или записывайте различия.
Если они сталкиваются с какими-либо тегами активов, которые не перечислены в электронной таблице, Они должны найти его в системе OFA на компьютере, чтобы определить, к какому отделу принадлежат эти активы. Затем вручную введите результат инвентаризации активов и загрузите его в OFA. Это не только очень трудоемкий процесс, но это также может нанести ущерб этим дорогостоящим активам.. Ðапример, Кафедра нейробиологии Гарвардской медицинской школы перечислила более 800 Ресурсы в 16-страничной электронной таблице.
Ди Цяджо проведет встречи с управляющими активами департамента, сопровождать исследовательскую группу активов через лабораторию и помогать им с инвентаризацией активов. Этот процесс занимает в среднем два часа, чтобы найти 50 активы. Ди Цяджо сказал: “Такие ручные процессы неэффективны и неустойчивы, потому что активы школы увеличиваются примерно на 1,000 предметов каждый год. Ввиду этого, мы должны принять меры для поиска альтернатив.”
Поэтому, Гарвардская медицинская школа провела двухмесячные торги на решения по автоматизации летом 2017, затем оценил заявки и провел вторые торги перед присуждением контракта.. После выбора решения Radiant, Колледж начал полевые испытания на двух факультетах, которые добровольно участвовали в тесте: Клеточная биология и Гарвардский проект терапевтической науки. Медицинская школа преодолевает проблемы перекрестного чтения при установке считывателей, чтобы гарантировать, что они не будут захвачены соседними комнатами..
Это решение было впоследствии запущено в июле. 2018, после чего он принял Гарвардскую медицинскую школу 18 месяцев для перемаркировки существующих активов и вновь полученных активов с помощью RFID-меток. Эти предварительно заказанные теги будут связаны с конкретными активами, и каждый тег и связанные с ним активы также будут связаны с определенной комнатой. Этот облачный трекер виртуальных активов (ЧАН) решение поставляется с мобильным приложением.
Когда сотрудники начинают считать, они будут использовать VAT2Go, работающий на iPhone, войти в здание и комнату, в которую они входят, отсканируйте штрих-код и прочитайте RFID-метку. После считывания тегов, Они могут просматривать результаты в приложении, чтобы убедиться, что все ресурсы находятся в правильных расположениях, а также недостающие и дополнительные активы в номере. Эти результаты синхронизируются с онлайн-приложением VAT2Go, и пользователи могут загружать их, генерировать отчеты и загружать их в OFA (OFA по-прежнему является системой учета основных средств Гарвардской медицинской школы).
Ди Цяджо сказал: “Это веб-приложение позволяет нам вносить индивидуальные или крупномасштабные изменения путем загрузки или вручную, например, перераспределение активов в другое место.” Гарвардская медицинская школа также может использовать RFID-решения для утилизации OFA некоторых активов в системе НДС и удаления их из системы НДС.. Преимущества управления RFID включают в себя более точную и эффективную инвентаризацию активов, это означает, что ROM и управляющие активами не должны прерывать свои исследования активов, когда они проводят инвентаризацию с ними.. Фактический процесс инвентаризации активов также менее разрушительен, чем ручной..
Развертывание этой технологии также столкнулось с некоторыми перипетиями., и финансирование является важной задачей для замедления процесса проекта. Некоторые участники покинули проект и перешли на другую работу., Эпидемия COVID-19 привела к закрытию школы в марте 2020, разрешить вход только необходимому персоналу. На самом деле, Сам Ди Цяджо не смог добраться до места происшествия, поэтому он отправил лейбл Софии Сюй., финансовый аналитик по основным средствам в Гарвардской медицинской школе, кто может продолжать отмечать, подсчет активов, и обновление OFA на кампусе.
Ди Цьяджо сказал, что с тех пор система вышла в эфир, школа провела инвентаризацию активов только из-за эпидемии. То есть, результаты этой инвентаризации доказывают, что система RFID может сэкономить время. Одним из преимуществ RFID является то, что независимо от того, принадлежат ли эти активы кафедре клеточной биологии, Отделение нейробиологии, или даже другая Гарвардская школа в районе Кембриджа, RFID может считывать все активы в помещении без необходимости сравнивать информацию об активах для каждого отдела или лаборатории.
Аудит, проводимый PricewaterhouseCoopers, не нуждается в считываниях RFID-меток, но RFID обеспечивает поддержку данных, необходимую для аудита, чтобы школа могла найти любые активы, выбранные для аудита, и обеспечить их легкость в наличии по прибытии аудитора. Сегодня, Он также включает виртуальные аудиты на собраниях Microsoft Teams.
В будущем, Ди Цьяджо надеется, что технология RFID может принести пользу другим изменениям, например, реконструкция лабораторных помещений. RFID-считыватель может сканировать предметы перед ремонтом комнаты, а затем выполните сканирование еще раз, когда элементы перемещаются во вновь отремонтированную комнату, чтобы предотвратить их потерю.
Еще одним преимуществом является возможность использования считывателя для поиска RFID-меток в режиме счетчика Гейгера для поиска потерянных активов.. Ди Цьяджо вспомнил, как случайно прочитал этикетку невидимой охлаждаемой центрифуги в 2019. “Я сканировал в то время, но я не мог видеть его невооруженным глазом. Когда я переместил считыватель ближе к источнику сигнала, Я нашел этот актив в деревянном ящике. Если нет RFID, Я могу подумать, что этот актив был потерян. Украденные или выброшенные. С RFID, Я вижу нематериальные активы.”
В дополнение к Гарвардской медицинской школе (ГМС), Системы RFID в настоящее время внедряются или используются на факультете искусств и наук Гарвардского университета (ФАС), Школа инженерных и прикладных наук (МОРЕЙ) и Институт Висса (Институт Висса). По словам Ди Цьяджо, Wyss завершил RFID-маркировку всех старых активов, в то время как ФАС и СЕАС сейчас помечают приблизительно 8,000 активы. Четыре колледжа имеют в общей сложности около 100 Зданий, и каждое здание содержит активы.
